Die kurze Antwort
Ja, Sie können mehrere Dokumente auf einmal faxen, und Sie müssen sie dafür nicht erst zu einem einzigen PDF zusammenführen. Bei unofax fügen Sie bis zu 10 Dateien zum selben Fax hinzu, bringen sie in die gewünschte Reihenfolge, prüfen jede Seite in der Vorschau und zahlen einmal. Die Dateien dürfen unterschiedliche Formate haben. Ein PDF-Formular, ein Brief aus Word und ein Handyfoto Ihres Ausweises gehen also gemeinsam raus. Beim Empfänger kommt ein Fax an, nicht drei.
Im Rest dieses Beitrags geht es darum, wann ein gemeinsames Fax die richtige Wahl ist, wie Sie es senden, wie die Seiten sortiert und berechnet werden und in welchen wenigen Fällen es klüger ist, den Auftrag aufzuteilen.
Warum man PDFs vor dem Faxen zusammenführt (und warum Sie damit aufhören können)
Ein klassisches Faxgerät kannte dieses Problem nicht. Man legte den Papierstapel in den Einzug, und das Gerät schickte die Seiten der Reihe nach los. Online-Faxdienste haben das geändert, weil sie eine Datei verlangen, und lange Zeit wollten die meisten genau eine. Lagen Ihre Unterlagen in drei Dateien vor, mussten Sie erst ein Tool zum Zusammenfügen von PDFs suchen, vertrauliche Dokumente auf einer weiteren Website hochladen, das Ergebnis herunterladen und konnten erst dann mit dem Fax anfangen.
Genau auf diesem Umweg passieren die Fehler. Seiten landen in der falschen Reihenfolge, ein Foto fehlt, weil das Tool nur PDFs annahm, oder man gibt auf und schickt drei einzelne Faxe, die in einem vollen Büro als drei Stapel ohne erkennbaren Zusammenhang ankommen.
Der Upload mehrerer Dateien macht diesen Schritt überflüssig. Sie übergeben die Dateien so, wie sie sind, und das Zusammenfügen übernimmt der Faxdienst. Das fertige Dokument sehen Sie trotzdem, bevor Sie einen Cent bezahlen.
So faxen Sie mehrere Dokumente in einem Fax
- Öffnen Sie unofax.com auf dem Computer oder Smartphone. Sie brauchen kein Konto und müssen nichts installieren.
- Fügen Sie alle Dokumente hinzu. Ziehen Sie mehrere Dateien gleichzeitig auf den Upload-Bereich, oder klicken Sie auf durchsuchen und markieren Sie mehrere Dateien. Auf dem Smartphone können Sie mehrere Einträge aus „Dateien“ oder „Fotos“ auswählen. Eine vergessen? Mit Weitere Datei hinzufügen holen Sie sie nach, bis zu 10 Dateien insgesamt.
- Legen Sie die Reihenfolge fest. Mit den Pfeilen neben jeder Datei verschieben Sie sie nach oben oder unten. Gefaxt wird die Liste von oben nach unten.
- Geben Sie die Faxnummer ein und füllen Sie bei Bedarf das kostenlose Deckblatt aus.
- Prüfen Sie jede Seite in der Vorschau. Alle Dateien werden umgewandelt und zu einem gemeinsamen Faxdokument zusammengefügt, das Sie in der Sendereihenfolge sehen. Jetzt fällt auf, ob ein Scan quer liegt oder eine Seite fehlt.
- Zahlen Sie einmal und senden Sie. Eine Zahlung deckt das ganze Paket ab, und eine Bestätigungs-E-Mail sagt Ihnen, dass es angekommen ist.
Der Ratgeber zu mehreren Dateien beschreibt den Upload-Bildschirm im Detail, einschließlich der Funktion jeder Schaltfläche.
Unterlagen, die in ein Fax gehören
Die meisten Faxe mit mehr als einer Datei folgen ein paar vertrauten Mustern. In jedem dieser Fälle erwartet der Empfänger, dass alles zusammen ankommt.
| Anlass | Typische Dateien | Empfohlene Reihenfolge |
|---|---|---|
| Ärztliche Überweisung oder Anforderung von Befunden | Überweisungsschreiben (Word oder PDF), Befunde (PDF), Versichertenkarte (Foto) | Schreiben, dann Befunde, dann Karte |
| Mietbewerbung oder Kreditantrag | Unterschriebener Antrag (PDF), Gehaltsabrechnungen (PDF), Kontoauszug (PDF), Lichtbildausweis (Foto) | Zuerst der Antrag, danach die Nachweise |
| Antwort an Finanzamt oder Behörde | Der erhaltene Bescheid (Scan), Ihre Antwort (Word), ergänzende Formulare (PDF) | Antwort, dann der Bescheid, dann die Formulare |
| Versicherungsfall | Schadensformular (PDF), Belege (Fotos), Kostenvoranschlag für die Reparatur (PDF) | Schadensformular, dann die Belege nach Datum |
| Unterschriebener Vertrag | Unterschriftenseite (Scan), vollständiger Vertrag (PDF), Ausweis (Foto) | So, wie die Gegenseite es verlangt, meist der Vertrag zuerst |
Hat Ihnen die Stelle eine Checkliste gegeben, halten Sie sich an deren Reihenfolge. Wer den ganzen Tag Faxe bearbeitet, geht dieselbe Liste von oben nach unten durch, und wenn Ihre Unterlagen dazu passen, ist Ihr Vorgang schneller erledigt. Für Faxe an eine Steuerbehörde geht unser Beitrag zum Faxen an den IRS in der Steuersaison stärker ins Detail.
PDFs, Word-Dateien und Fotos mischen
Die Dateien müssen nicht dasselbe Format haben. Angenommen werden PDF, Word (.doc und .docx), PNG, JPG, GIF, WebP, HEIC und TIFF, und Sie können sie beliebig kombinieren. Vor dem Senden wird jede Datei in dasselbe schwarz-weiße Faxformat umgewandelt, der Empfänger sieht also ein einheitliches Dokument. Wie jeder Dateityp verarbeitet wird, steht auf der Seite zu den unterstützten Dateiformaten.
Zwei Dinge sollten Sie wissen, wenn Sie Formate mischen:
- Fotos lassen sich besser faxen, wenn es Scans sind. Ein schräg und bei schlechtem Licht aufgenommenes Handyfoto einer Seite kommt grau und schwer lesbar an. Wenn Sie mit dem Smartphone scannen, erhalten Sie eine glatte, kontrastreiche Seite. Lesen Sie dazu, wie Sie ein Dokument mit dem Smartphone scannen, und unsere Tipps, wie Sie Dokumente für die beste Faxqualität vorbereiten.
- Passwortgeschützte PDFs lassen sich nicht umwandeln. Kontoauszüge und Gehaltsabrechnungen sind oft gesperrt. Öffnen Sie die Datei, speichern Sie eine Kopie ohne Schutz und laden Sie diese hoch.
In welcher Reihenfolge kommen die Seiten an?
Das Deckblatt ist, falls Sie eines verwenden, immer Seite eins. Danach folgen alle Seiten der ersten Datei in Ihrer Liste, dann alle Seiten der zweiten und so weiter. Innerhalb einer Datei bleibt die ursprüngliche Reihenfolge erhalten, ein 12-seitiger Vertrag wird also nie umsortiert.
Weil es eine einzige Übertragung ist, druckt das Empfangsgerät die Seiten als einen durchgehenden Auftrag, mit derselben Kopfzeile auf jedem Blatt. Das ist der praktische Unterschied zwischen einem Fax und mehreren: Zwischen Ihre Unterlagen kann nichts von einem anderen Absender geraten.
Nutzen Sie die Nachricht auf dem Deckblatt als Inhaltsverzeichnis, zum Beispiel „Unterschriebener Antrag (2 Seiten), Gehaltsabrechnungen (3 Seiten), Lichtbildausweis (1 Seite)“. So sieht der Empfänger auf einen Blick, ob alles angekommen ist. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag zur Etikette beim Fax-Deckblatt.
Was es kostet
Für zusätzliche Dateien fällt keine Gebühr an. Ein Fax mit mehreren Dateien kostet denselben festen Seitenpreis wie jedes andere Fax, berechnet auf die Gesamtseitenzahl. Dateien mit 2, 5 und 1 Seite ergeben ein Fax mit 8 Seiten. Das Deckblatt ist kostenlos und wird nicht mitgezählt. Die aktuellen Preise finden Sie auf der Preisseite.
Ein Fax bedeutet auch, dass Sie nur eine Zustellung im Blick behalten müssen. Ist die Leitung besetzt, wird das gesamte Fax bis zu 24 Stunden lang automatisch wiederholt. Kann es trotzdem nicht zugestellt werden, bekommen Sie jede Seite erstattet. Es kann also nie passieren, dass die Hälfte eines Antrags ankommt und die andere Hälfte hängen bleibt.
Diese Grenzen sollten Sie kennen
- Dateien pro Fax: bis zu 10
- Größe pro Datei: bis zu 100 MB
- Seiten pro Fax: bis zu 300 über alle Dateien, das Deckblatt nicht mitgezählt
Liegen Sie darüber, erfahren Sie das noch vor der Zahlung. So können Sie eine Datei entfernen oder den Auftrag aufteilen.
Wann getrennte Faxe die bessere Wahl sind
Ein gemeinsames Fax ist meistens die bessere Lösung, mit drei Ausnahmen:
- Verschiedene Empfänger. Dokumente, die an unterschiedliche Faxnummern gehen, müssen als getrennte Faxe gesendet werden.
- Unterschiedliche Zeitpunkte. Soll ein Teil der Unterlagen heute ankommen und der Rest nächste Woche, senden Sie zwei Faxe und planen Sie das zweite zeitgesteuert.
- Mehr als 300 Seiten. Teilen Sie ein langes Dokument auf und vermerken Sie auf jedem Deckblatt „Teil 1 von 2“, damit der Empfänger weiß, dass noch etwas kommt.
Wann ein zusammengeführtes PDF trotzdem nützlich ist
Manchmal möchten Sie die zusammengeführte Datei selbst haben, etwa um eine Kopie von genau dem aufzubewahren, was Sie gesendet haben, oder um dasselbe Paket jemandem per E-Mail zu schicken. Das kostenlose Tool Fax Merge fügt PDFs, Scans und Fotos zu einem einzigen faxfertigen PDF zusammen und zeigt, wie jede Seite aussieht, wenn sie aus einem Faxgerät kommt. Diese eine Datei können Sie dann faxen oder einfach für Ihre Unterlagen behalten. Wenn Sie nur ein einzelnes PDF senden möchten, erklärt der Beitrag PDF per Fax senden ohne Faxgerät, wie das geht.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich mehrere Dokumente auf einmal faxen?
Ja. Laden Sie bis zu 10 Dateien hoch, und sie werden als ein Fax gesendet. Der Empfänger erhält eine einzige Übertragung mit allen Seiten in der von Ihnen gewählten Reihenfolge, und Sie zahlen einmal für die Gesamtseitenzahl.
Muss ich PDFs vor dem Faxen zu einer Datei zusammenführen?
Nein. Laden Sie jedes PDF so hoch, wie es ist, und ordnen Sie die Dateien in der Liste an. Sie werden für Sie zusammengefügt, und das Ergebnis sehen Sie in der Vorschau, bevor Sie zahlen.
Kann ich ein PDF, ein Word-Dokument und ein Foto zusammen faxen?
Ja. PDF, Word, PNG, JPG, GIF, WebP, HEIC und TIFF lassen sich im selben Fax beliebig kombinieren.
Wie viele Dateien und Seiten passen in ein Fax?
Bis zu 10 Dateien mit jeweils bis zu 100 MB und insgesamt bis zu 300 Seiten. Das Deckblatt zählt bei den 300 Seiten nicht mit.
Kostet ein Fax mit mehreren Dateien mehr als ein Fax mit einer Datei?
Nein. Eine Gebühr pro Datei gibt es nicht. Sie zahlen den festen Seitenpreis für die Gesamtzahl der Seiten, und das Deckblatt ist kostenlos.
Ist ein einziges Fax besser als mehrere getrennte Faxe?
Senden Sie ein Fax, wenn alles an dieselbe Nummer geht und zusammengehört. Senden Sie getrennte Faxe, wenn die Dokumente an verschiedene Nummern gehen oder zusammen mehr als 300 Seiten umfassen.
Fazit
Wer einen Stapel Dokumente faxen will, muss nicht mehr zuerst PDFs zusammenfügen. Öffnen Sie unofax.com, ziehen Sie alle Dateien hinein, legen Sie die Reihenfolge fest und prüfen Sie die Vorschau. Ein Fax, eine Zahlung, eine Bestätigung.