Como converter Word para PDF para fax

Porquê converter antes de enviar o fax?

O unofax aceita ficheiros Word diretamente, mas a conversão é feita na medida do possível. Os documentos Word foram concebidos para serem editáveis, não portáteis. Dependem de tipos de letra instalados, controladores de impressora e regras de esquema de página que variam de um dispositivo para outro. Isto significa que um documento que parece perfeito no seu ecrã pode reformatar-se, substituir tipos de letra ou alterar margens quando é processado no nosso servidor.

O PDF elimina estas variáveis. Incorpora os tipos de letra, bloqueia o esquema e reproduz exatamente a mesma página em todos os dispositivos. Converter para PDF antes de carregar demora segundos e garante que o que vê na pré-visualização é o que chega à outra extremidade.

No Windows

Todas as versões recentes do Windows conseguem produzir um PDF sem instalar nada.

• A partir do próprio Word: abra o documento no Microsoft Word, escolha Ficheiro → Guardar Como e defina o tipo de ficheiro como PDF. Clique em Guardar. O PDF aparece na mesma pasta que o original.
• A partir de qualquer aplicação: abra o documento e prima Ctrl + P para imprimir. Selecione Microsoft Print to PDF como impressora e, em seguida, clique em Imprimir. Escolha um nome de ficheiro e guarde. Isto funciona em qualquer aplicação que consiga imprimir, incluindo o LibreOffice, o Google Docs (transferido) e o WordPad.

Se não vir "Microsoft Print to PDF" na lista de impressoras, pode ativá-la em Definições → Aplicações → Funcionalidades Opcionais.

No Mac

O macOS tem exportação de PDF incorporada em todas as aplicações.

• A partir do Word ou do Pages: abra o ficheiro, escolha Ficheiro → Guardar Como (ou Ficheiro → Exportar Para → PDF no Pages) e guarde.
• A partir de qualquer aplicação: prima ⌘ + P para abrir a caixa de diálogo de impressão. Clique no menu pendente PDF no canto inferior esquerdo e escolha Guardar como PDF. Dê um nome ao ficheiro e guarde. Este método funciona em todas as aplicações do macOS, incluindo a Pré-visualização, o TextEdit e o Safari.

No iPhone ou iPad

O iOS não tem um botão dedicado de "Guardar como PDF", mas a caixa de diálogo de impressão incorporada funciona também como conversor de PDF.

• Abra o ficheiro Word (na aplicação Ficheiros, no Mail ou em qualquer aplicação que o consiga pré-visualizar).
• Toque no botão Partilhar e escolha Imprimir.
• Na pré-visualização de impressão, afaste os dedos sobre a miniatura da página com dois dedos. A pré-visualização expande-se para um PDF em ecrã inteiro.
• Toque novamente em Partilhar. Agora pode guardar o PDF em Ficheiros, enviá-lo por email ou carregá-lo diretamente para o unofax.

Este método funciona para qualquer tipo de ficheiro que o iOS consiga pré-visualizar, não apenas documentos Word.

No Android

O Android inclui uma impressora de PDF ao nível do sistema que funciona com qualquer aplicação.

• Abra o ficheiro Word no Microsoft Word, no Google Docs ou em qualquer visualizador.
• Toque no menu de três pontos (ou em Partilhar) e escolha Imprimir.
• No seletor de impressora na parte superior, escolha Guardar como PDF.
• Toque no ícone de transferência ou em Guardar. O PDF é guardado na sua pasta Transferências.

Se "Guardar como PDF" não aparecer, atualize o serviço de impressão do sistema através da Play Store.

Sugestões para uma conversão limpa

Um pouco de atenção antes de converter pode evitar surpresas no fax final:

• Incorpore os seus tipos de letra: se utilizar tipos de letra não padrão, incorpore-os primeiro no documento Word (Ficheiro → Opções → Guardar → Incorporar tipos de letra no ficheiro). Isto evita a substituição de tipos de letra durante a conversão.
• Defina o tamanho de página correto: as máquinas de fax esperam A4 ou US Letter. Se o documento usar um tamanho não padrão, altere-o em Esquema → Tamanho antes de converter.
• Verifique as margens: a transmissão de fax corta cerca de 5 mm de cada extremidade. Mantenha o conteúdo importante afastado das margens.
• Reveja o PDF antes de carregar: abra o PDF finalizado e percorra todas as páginas. Procure texto reformatado, imagens em falta ou páginas em branco.