Estado de entrega e prova de receção por e-mail

Porque é que a confirmação de entrega importa

Uma das maiores vantagens do fax em relação ao e-mail é a entrega confirmada. Quando envia um fax, o aparelho recetor confirma a transmissão, dando-lhe prova de que o documento chegou. O e-mail não oferece tal garantia.

Isto é mais importante em setores onde a prova de entrega tem consequências reais:

• Jurídico: tribunais, escritórios de advogados e organismos reguladores exigem frequentemente prova de que um documento foi recebido, e não apenas enviado.
• Saúde: registos de doentes, encaminhamentos e receitas médicas têm de chegar ao destino correto. A confirmação de entrega ajuda a fechar o ciclo.
• Administração pública: agências e serviços públicos aceitam frequentemente o fax precisamente porque fornece um registo de entrega verificável. Esse registo pode ser importante para submissões com prazos, incluindo materiais eleitorais UOCAVA, como um boletim de voto de eleições primárias a partir do estrangeiro, FPCA ou FWAB quando o retorno por fax é permitido.

Como a unofax acompanha o estado de entrega

A cada fax que envia através da unofax é atribuído um estado que se atualiza automaticamente à medida que a transmissão avança. Eis os estados que poderá ver:

• Enviado: o aparelho de fax recetor confirmou a transmissão. O seu fax foi entregue com sucesso.
• Falhado: o fax não pôde ser entregue (linha ocupada, sem resposta, aparelho incompatível). É reembolsado automaticamente. Não é necessária qualquer ação.
• Pendente: o seu fax está a ser transmitido neste momento. Normalmente demora alguns minutos, dependendo do número de páginas.
• Agendado: escolheu uma data e hora futuras. O fax será enviado automaticamente no momento agendado.

Verificar o estado no ecrã

Não precisa de criar uma conta para verificar o estado do seu fax. A unofax mostra a informação de entrega diretamente na página inicial:

• Secção Faxes Recentes: desça na página inicial da unofax para ver os seus faxes enviados recentemente. Cada entrada mostra o número de destino, o número de páginas e o estado atual.
• Visível durante 6 dias: o histórico dos seus faxes é armazenado localmente no seu navegador e apresentado durante um período máximo de 6 dias após o envio.
• Distintivos de estado: distintivos com código de cores permitem ver rapidamente se o seu fax foi enviado, está pendente, falhou ou está agendado.

Como os dados são armazenados no seu navegador, só são visíveis no dispositivo que utilizou para enviar o fax. Limpar os dados do navegador remove o histórico.

E-mail como prova de receção

Quando envia um fax com a unofax, fornece o seu endereço de e-mail no momento do pagamento. Assim que o estado da entrega for conhecido, a unofax envia-lhe um e-mail. Esse e-mail serve como a sua prova de receção. Um registo que pode guardar, reencaminhar ou imprimir:

• Confirmação de entrega: se o fax foi entregue, o e-mail confirma o número de destino, o número de páginas e a hora da transmissão bem-sucedida.
• Notificação de falha: se o fax falhou, o e-mail explica porquê e confirma que foi reembolsado automaticamente.
• Registo permanente: ao contrário do estado no ecrã (que expira após 6 dias), o e-mail permanece na sua caixa de entrada durante o tempo que o mantiver.

Sugestões para manter bons registos

Alguns hábitos simples ajudam-no a manter uma prova fiável de cada fax que envia:

• Verifique a sua caixa de entrada: a unofax envia um e-mail de estado da entrega para o endereço que introduziu no momento do pagamento. Guarde este e-mail como registo permanente do seu fax.
• Guarde o seu ID de referência: a cada fax é atribuído um ID de referência único. Anote-o para o caso de precisar de contactar o apoio ao cliente.
• Consulte os Faxes Recentes: visite a página inicial da unofax no prazo de 6 dias para ver o estado mais recente de todos os seus faxes.
• Guarde o seu e-mail de confirmação: arquive ou marque o e-mail de confirmação para o poder encontrar rapidamente caso alguma vez precise de prova de entrega.