為什麼文件品質對傳真很重要
傳真技術把文件當成影像傳送。不同於收件人收到你確切檔案的電子郵件附件，傳真會把每一頁轉換成掃描影像。這表示文件的格式、對比與解析度會直接影響你的傳真在另一端的可讀性。
一份準備不佳的文件，可能以難以辨識的文字、遺漏的細節或被裁切的內容送達，可能造成延誤、被退回的提交，或溝通誤解。寄出前花幾分鐘最佳化你的文件，能省下大量時間與挫折。
選擇正確的檔案格式
你上傳的格式有影響。以下是效果最好的：
- PDF（建議）：保留版面、字型與格式。產生最清晰的傳真輸出。詳情請查看我們的檔案格式指南。
- Word 文件：效果良好，但在傳真前會被轉換成 PDF。如果你想先預覽結果，請使用我們的 Word 轉 PDF 工具。
- 影像（PNG、JPG）：適合掃描文件。為求最佳效果，請使用高解析度（300 DPI）。
了解解析度與 DPI
傳真機以兩種解析度模式運作：標準（204 x 98 DPI）與精細（204 x 196 DPI）。多數線上傳真服務預設以精細模式寄送，能產生明顯更銳利的文字與更乾淨的線條。
準備文件時，解析度對掃描影像與照片最為重要。以 150 DPI 掃描在螢幕上看起來也許還可以，但以傳真傳送時會顯得模糊或有鋸齒。為求可靠的品質，請一律以 300 DPI 或更高掃描。傳真系統會降取樣到適當的解析度，但從高品質的來源開始，能確保最好的輸出。
對於數位建立的文件（來自 Word、試算表或設計軟體的 PDF），解析度較不需要擔心，因為這些是從向量資料渲染而成的。主要因素是字型大小、對比與版面，這些會在下一節說明。
最佳化文字與版面
為求最清晰的傳真輸出：
- 使用標準字型：Arial、Times New Roman 及其他常見字型，在 11pt 或更大時都能良好重現。
- 高對比：白色背景上的黑色文字最理想。避免彩色文字，尤其是黃色或淺灰之類的淺色。
- 簡單版面：單欄版面比複雜的多欄設計更容易傳送。
- 足夠的邊界：至少留 1 英吋（2.5 公分）邊界。有些傳真機會稍微裁掉邊緣。
常見問題與如何避免
某些在螢幕上看起來沒問題的文件特徵，轉成傳真後效果卻很差。留意這些常見狀況：
- 淺色或彩色文字：灰色文字、淺藍連結或彩色標題，轉換成黑白傳真格式後可能變得看不見或無法辨識。寄出前把所有文字轉為黑色。
- 彩色或有網底的背景：帶有淺灰背景或彩色段落的文件，會產生雜訊多、難以閱讀的傳真。移除背景顏色與網底。
- 浮水印：半透明的浮水印在文件轉成傳真影像後，可能干擾文字的可讀性。移除浮水印，或確保它們非常淡。
- 靠近邊緣的頁首與頁尾：放在最上或最下邊界的內容，可能被收件傳真機裁掉。把重要的頁首或頁碼移到離邊緣至少 1 英吋（2.5 公分）處。
- 小字與細節：註腳、細字，或小於 9pt 的文字可能變得無法辨識。如果小字不可或缺，考慮加大字型，或把資訊放到正文中。
- 複雜的圖形與圖表：細緻的圖表、照片與插圖在傳真傳送中會流失品質。盡可能簡化圖形，或使用粗線與高對比來保留可讀性。
掃描實體文件
如果你需要傳真一份實體文件，例如簽署表格、手寫信或列印頁面，你需要先掃描它。想看含截圖的詳細操作，請參閱我們的掃描文件指南。
以下是取得乾淨掃描的關鍵技巧：
- 有平台式掃描器就用：平台式掃描器以均勻的照明、無變形，產生最一致的結果。
- 手機相機掃描：如果你沒有掃描器，你手機內建的文件掃描功能效果很好。在 iPhone 上，打開「備忘錄」App 並選擇「掃描文件」。在 Android 上，使用 Google Drive 的掃描功能。這些工具會自動偵測邊緣、校正透視並增強對比。
- 對齊很重要：把文件放平放正。歪斜的掃描較難閱讀，也浪費頁面空間。多數手機掃描 App 都提供自動對齊校正。
- 照明：在光線充足、照明均勻的地方掃描。避免陰影落在文件上。自然日光或頭頂照明效果最好。避免會造成陰影的斜角桌燈。
- 存成 PDF：一律把你的掃描存成 PDF，而非 JPG。PDF 較能保留品質，也是傳真建議的格式。詳情請查看我們的檔案格式指南。
使用封面頁
一張傳真封面頁作為第一頁，為你的文件提供脈絡。它標明寄件人與收件人、載明頁數，也可以包含處理指示。使用封面頁是標準做法，並有助於確保你的傳真送達對的人。
處理多頁文件
傳真一次傳送一頁。對於長文件：
- 把你的頁面清楚編號
- 在封面頁上納入頁數
- 把總頁數維持在合理範圍，因為很長的傳真較容易遇到傳送問題
- 考慮把大型提交拆成多份加上清楚標示的傳真
寄重要傳真前先測試
如果你要寄一份關鍵文件，考慮先做一次測試傳真。這能讓你在正式傳送前，先確認版面、可讀性與頁數都正確。使用線上傳真，你可以在寄出前預覽你的文件。
快速檢查清單
在你按下寄出前，把這份清單過一遍：
- 文件為 PDF 格式（或用我們的工具從 Word 轉換）
- 所有文字在白色背景上為黑色
- 字型大小為 11pt 或更大
- 四邊邊界至少 1 英吋（2.5 公分）
- 沒有彩色背景、浮水印或網底
- 掃描影像至少 300 DPI
- 頁面已編號，且已附上封面頁
- 收件人傳真號碼正確，且包含國碼