Comment convertir Word en PDF pour le fax

Pourquoi convertir avant de faxer ?

unofax accepte les fichiers Word directement, mais la conversion est effectuée au mieux. Les documents Word ont été conçus pour être modifiables, pas portables — ils dépendent des polices installées, des pilotes d'imprimante et des règles de mise en page qui varient d'un appareil à l'autre. Cela signifie qu'un document qui semble parfait sur votre écran peut se redistribuer, substituer des polices ou décaler les marges lorsqu'il est rendu sur notre serveur.

Le PDF élimine ces variables. Il intègre les polices, verrouille la mise en page et reproduit exactement la même page sur chaque appareil. Convertir en PDF avant d'importer ne prend que quelques secondes et garantit que ce que vous voyez dans l'aperçu est ce qui arrive à l'autre bout.

Sur Windows

Toute version récente de Windows peut produire un PDF sans rien installer.

• Depuis Word lui-même — ouvrez votre document dans Microsoft Word, choisissez Fichier → Enregistrer sous, et définissez le type de fichier sur PDF. Cliquez sur Enregistrer. Le PDF apparaît dans le même dossier que l'original.
• Depuis n'importe quelle application — ouvrez le document et appuyez sur Ctrl + P pour imprimer. Sélectionnez Microsoft Print to PDF comme imprimante, puis cliquez sur Imprimer. Choisissez un nom de fichier et enregistrez. Cela fonctionne dans toute application capable d'imprimer, y compris LibreOffice, Google Docs (téléchargé) et WordPad.

Si vous ne voyez pas « Microsoft Print to PDF » dans la liste des imprimantes, il peut être activé sous Paramètres → Applications → Fonctionnalités facultatives.

Sur Mac

macOS dispose d'une exportation PDF intégrée dans chaque application.

• Depuis Word ou Pages — ouvrez le fichier, choisissez Fichier → Enregistrer sous (ou Fichier → Exporter vers → PDF dans Pages), et enregistrez.
• Depuis n'importe quelle application — appuyez sur ⌘ + P pour ouvrir la boîte de dialogue d'impression. Cliquez sur le menu déroulant PDF en bas à gauche et choisissez Enregistrer en PDF. Nommez le fichier et enregistrez. Cette méthode fonctionne dans toutes les applications macOS, y compris Aperçu, TextEdit et Safari.

Sur iPhone ou iPad

iOS ne dispose pas d'un bouton « Enregistrer en PDF » dédié, mais la boîte de dialogue d'impression intégrée fait office de convertisseur PDF.

• Ouvrez le fichier Word (dans l'app Fichiers, Mail ou toute app pouvant l'afficher).
• Appuyez sur le bouton Partager et choisissez Imprimer.
• Sur l'aperçu d'impression, écartez les doigts sur la vignette de la page avec deux doigts. L'aperçu s'agrandit en un PDF plein écran.
• Appuyez à nouveau sur Partager. Vous pouvez maintenant enregistrer le PDF dans Fichiers, l'envoyer par e-mail ou l'importer directement sur unofax.

Cette méthode fonctionne pour tout type de fichier que iOS peut prévisualiser, pas seulement les documents Word.

Sur Android

Android inclut une imprimante PDF au niveau du système qui fonctionne avec toute application.

• Ouvrez le fichier Word dans Microsoft Word, Google Docs ou tout autre lecteur.
• Appuyez sur le menu à trois points (ou Partager) et choisissez Imprimer.
• Dans le sélecteur d'imprimante en haut, choisissez Enregistrer en PDF.
• Appuyez sur l'icône de téléchargement ou Enregistrer. Le PDF est enregistré dans votre dossier Téléchargements.

Si « Enregistrer en PDF » n'apparaît pas, mettez à jour votre service d'impression système via le Play Store.

Conseils pour une conversion propre

Un peu d'attention avant la conversion peut éviter les surprises dans le fax final :

• Intégrez vos polices — si vous utilisez des polices non standard, intégrez-les d'abord dans le document Word (Fichier → Options → Enregistrement → Incorporer les polices dans le fichier). Cela empêche la substitution de polices lors de la conversion.
• Définissez la bonne taille de page — les télécopieurs attendent du A4 ou du US Letter. Si votre document utilise une taille non standard, modifiez-la sous Mise en page → Taille avant de convertir.
• Vérifiez vos marges — la transmission par fax coupe environ 5 mm de chaque bord. Gardez le contenu important à distance des marges.
• Relisez le PDF avant de l'importer — ouvrez le PDF final et faites défiler chaque page. Vérifiez qu'il n'y a pas de texte redistribué, d'images manquantes ou de pages blanches.