Jak převést Word do PDF pro faxování

Proč dokument před faxováním převést?

unofax přijímá soubory Word přímo, jejich převod však nemusí být vždy dokonalý. Dokumenty Word jsou navrženy tak, aby se daly upravovat, ne aby vypadaly všude stejně. Závisí na nainstalovaných písmech, ovladačích tiskáren a pravidlech rozvržení stránky, která se liší zařízení od zařízení. Dokument, který na vaší obrazovce vypadá bezchybně, se proto může při vykreslení na našem serveru přeskupit, použít náhradní písma nebo posunout okraje.

PDF tyto proměnné odstraňuje. Vkládá písma přímo do souboru, uzamyká rozvržení a na každém zařízení zobrazí přesně stejnou stránku. Převod do PDF před nahráním zabere jen pár sekund a zaručí, že to, co vidíte v náhledu, dorazí i na druhou stranu.

Ve Windows

Každá novější verze Windows umí vytvořit PDF bez instalace čehokoli dalšího.

• Přímo ve Wordu: otevřete dokument v Microsoft Wordu, zvolte Soubor → Uložit jako a jako typ souboru nastavte PDF. Klikněte na Uložit. PDF se uloží do stejné složky jako původní soubor.
• Z libovolné aplikace: otevřete dokument a stisknutím Ctrl + P spusťte tisk. Jako tiskárnu vyberte Microsoft Print to PDF a klikněte na Tisk. Zadejte název souboru a uložte jej. Tento postup funguje v každé aplikaci, která umí tisknout, včetně LibreOffice, Google Dokumentů (staženého dokumentu) a WordPadu.

Pokud v seznamu tiskáren „Microsoft Print to PDF“ nevidíte, můžete ji zapnout v části Nastavení → Aplikace → Volitelné funkce.

Na Macu

macOS nabízí vestavěný export do PDF v každé aplikaci.

• Ve Wordu nebo Pages: otevřete soubor, zvolte Soubor → Uložit jako (v Pages Soubor → Exportovat do → PDF) a soubor uložte.
• Z libovolné aplikace: stisknutím ⌘ + P otevřete dialog tisku. V levém dolním rohu klikněte na rozbalovací nabídku PDF a zvolte Uložit jako PDF. Pojmenujte soubor a uložte jej. Tento postup funguje ve všech aplikacích macOS, včetně Náhledu, TextEditu a Safari.

Na iPhonu nebo iPadu

iOS nemá samostatné tlačítko „Uložit jako PDF“, ale vestavěný dialog tisku poslouží zároveň jako převodník do PDF.

• Otevřete soubor Word (v aplikaci Soubory, v Mailu nebo v jakékoli aplikaci, která umí zobrazit jeho náhled).
• Klepněte na tlačítko Sdílet a zvolte Tisk.
• V náhledu tisku roztáhněte miniaturu stránky dvěma prsty. Náhled se zvětší na celoobrazovkové PDF.
• Znovu klepněte na Sdílet. Nyní můžete PDF uložit do Souborů, odeslat e-mailem nebo jej rovnou nahrát do unofax.

Tento postup funguje pro jakýkoli typ souboru, jehož náhled iOS umí zobrazit, nejen pro dokumenty Word.

Na Androidu

Android obsahuje systémovou tiskárnu PDF, která funguje s jakoukoli aplikací.

• Otevřete soubor Word v Microsoft Wordu, Google Dokumentech nebo v libovolném prohlížeči.
• Klepněte na nabídku se třemi tečkami (nebo na Sdílet) a zvolte Tisk.
• Ve výběru tiskárny nahoře zvolte Uložit jako PDF.
• Klepněte na ikonu stažení nebo na Uložit. PDF se uloží do složky Stažené soubory.

Pokud se možnost „Uložit jako PDF“ nezobrazuje, aktualizujte systémovou tiskovou službu přes Obchod Play.

Tipy pro bezchybný převod

Trocha pozornosti před převodem vás ušetří nepříjemných překvapení ve výsledném faxu:

• Vložte písma do souboru: pokud používáte nestandardní písma, nejprve je vložte do dokumentu Word (Soubor → Možnosti → Uložit → Vložit písma do souboru). Zabráníte tak jejich nahrazení při převodu.
• Nastavte správnou velikost stránky: faxové přístroje počítají s formátem A4 nebo US Letter. Pokud dokument používá nestandardní velikost, změňte ji před převodem v části Rozložení → Velikost.
• Zkontrolujte okraje: při faxovém přenosu se od každého okraje ořízne asi 5 mm. Důležitý obsah proto neumisťujte příliš blízko okrajů.
• Před nahráním PDF zkontrolujte: otevřete hotové PDF a projděte všechny stránky. Hledejte přeskupený text, chybějící obrázky nebo prázdné stránky.