Stav doručení a potvrzení o přijetí e-mailem

Proč je potvrzení doručení důležité

Jednou z největších výhod faxu oproti e-mailu je potvrzené doručení. Když odešlete fax, přijímající zařízení přenos potvrdí, takže máte doklad, že dokument dorazil. E-mail žádnou takovou záruku nenabízí.

Nejvíce na tom záleží v oborech, kde má doklad o doručení skutečné důsledky:

• Právo: soudy, advokátní kanceláře a regulační orgány často vyžadují doklad, že byl dokument přijat, nikoli jen odeslán.
• Zdravotnictví: zdravotní záznamy pacientů, doporučení a recepty musí dorazit na správné místo. Potvrzení doručení pomáhá ověřit, že se tak skutečně stalo.
• Státní správa: úřady a veřejné instituce často přijímají fax právě proto, že poskytuje ověřitelný záznam o doručení. Takový záznam může být důležitý u podání s pevně stanovenou lhůtou, včetně volebních materiálů podle zákona UOCAVA, jako je hlasovací lístek pro primární volby v zahraničí, formulář FPCA nebo FWAB, pokud je vrácení faxem povoleno.

Jak unofax sleduje stav doručení

Každému faxu, který odešlete přes unofax, je přiřazen stav, který se automaticky aktualizuje podle průběhu přenosu. Můžete se setkat s těmito stavy:

• Odesláno: přijímající faxové zařízení přenos potvrdilo. Váš fax byl úspěšně doručen.
• Nezdařilo se: fax se nepodařilo doručit (obsazená linka, žádná odpověď, nekompatibilní zařízení). Platba vám bude automaticky vrácena. Nemusíte nic dělat.
• Probíhá: váš fax se právě odesílá. Obvykle to trvá několik minut v závislosti na počtu stran.
• Naplánováno: zvolili jste budoucí datum a čas. Fax bude automaticky odeslán v naplánovaném okamžiku.

Kontrola stavu na obrazovce

Ke kontrole stavu faxu si nemusíte zakládat účet. unofax zobrazuje informace o doručení přímo na domovské stránce:

• Sekce Nedávné faxy: sjeďte na domovské stránce unofax níže a uvidíte své nedávno odeslané faxy. U každé položky je uvedeno číslo příjemce, počet stran a aktuální stav.
• Viditelné po dobu 6 dnů: historie vašich faxů se ukládá lokálně ve vašem prohlížeči a zobrazuje se až 6 dnů po odeslání.
• Stavové štítky: barevně odlišené štítky vám umožní na první pohled zjistit, zda byl fax odeslán, zda probíhá, zda se nezdařil nebo zda je naplánován.

Protože jsou data uložena ve vašem prohlížeči, jsou viditelná pouze na zařízení, ze kterého jste fax odeslali. Vymazáním dat prohlížeče historii odstraníte.

E-mail jako doklad o přijetí

Při odesílání faxu přes unofax zadáváte v pokladně svou e-mailovou adresu. Jakmile je stav doručení znám, unofax vám pošle e-mail. Ten slouží jako doklad o přijetí – záznam, který si můžete uložit, přeposlat nebo vytisknout:

• Potvrzení doručení: pokud byl fax doručen, e-mail potvrdí číslo příjemce, počet stran a čas úspěšného přenosu.
• Oznámení o neúspěchu: pokud se fax nezdařil, e-mail vysvětlí proč a potvrdí, že vám byla platba automaticky vrácena.
• Trvalý záznam: na rozdíl od stavu na obrazovce (jehož platnost vyprší po 6 dnech) zůstane e-mail ve vaší schránce tak dlouho, jak si jej ponecháte.

Tipy pro spolehlivou evidenci

Několik jednoduchých návyků vám pomůže uchovat spolehlivý doklad o každém odeslaném faxu:

• Zkontrolujte svou schránku: unofax zasílá e-mail se stavem doručení na adresu, kterou jste zadali v pokladně. Uložte si tento e-mail jako trvalý záznam o svém faxu.
• Uložte si referenční ID: každému faxu je přiděleno jedinečné referenční ID. Poznamenejte si jej pro případ, že budete potřebovat kontaktovat podporu.
• Zkontrolujte Nedávné faxy: navštivte do 6 dnů domovskou stránku unofax a zobrazte si aktuální stav všech svých faxů.
• Uschovejte si e-mailové potvrzení: archivujte potvrzovací e-mail nebo jej označte štítkem, abyste jej rychle našli, pokud budete někdy potřebovat doklad o doručení.