Så konverterar du Word till PDF för fax

Varför konvertera innan du faxar?

unofax accepterar Word-filer direkt, men konverteringen görs efter bästa förmåga. Word-dokument utformades för att vara redigerbara, inte portabla. De är beroende av installerade teckensnitt, skrivardrivrutiner och sidlayoutregler som varierar från enhet till enhet. Det betyder att ett dokument som ser perfekt ut på din skärm kan flöda om, byta teckensnitt eller flytta marginaler när det renderas på vår server.

PDF eliminerar dessa variabler. Det bäddar in teckensnitt, låser layouten och återger exakt samma sida på varje enhet. Att konvertera till PDF innan du laddar upp tar bara några sekunder och garanterar att det du ser i förhandsvisningen är det som kommer fram i andra änden.

På Windows

Alla nyare versioner av Windows kan skapa en PDF utan att installera något.

• Från Word direkt: öppna ditt dokument i Microsoft Word, välj Arkiv → Spara som och ställ in filtypen på PDF. Klicka på Spara. PDF:en visas i samma mapp som originalet.
• Från vilket program som helst: öppna dokumentet och tryck Ctrl + P för att skriva ut. Välj Microsoft Print to PDF som skrivare och klicka sedan på Skriv ut. Välj ett filnamn och spara. Detta fungerar i alla program som kan skriva ut, inklusive LibreOffice, Google Docs (nedladdat) och WordPad.

Om du inte ser "Microsoft Print to PDF" i skrivarlistan kan det aktiveras under Inställningar → Appar → Valfria funktioner.

På Mac

macOS har inbyggd PDF-export i alla program.

• Från Word eller Pages: öppna filen, välj Arkiv → Spara som (eller Arkiv → Exportera till → PDF i Pages) och spara.
• Från vilket program som helst: tryck ⌘ + P för att öppna utskriftsdialogen. Klicka på rullgardinsmenyn PDF i det nedre vänstra hörnet och välj Spara som PDF. Namnge filen och spara. Denna metod fungerar i alla macOS-program, inklusive Förhandsvisning, TextEdit och Safari.

På iPhone eller iPad

iOS har ingen dedikerad "Spara som PDF"-knapp, men den inbyggda utskriftsdialogen fungerar även som en PDF-konverterare.

• Öppna Word-filen (i appen Filer, Mail eller någon app som kan förhandsvisa den).
• Tryck på Dela-knappen och välj Skriv ut.
• I förhandsvisningen, nyp utåt på sidminiatyren med två fingrar. Förhandsvisningen expanderar till en helskärms-PDF.
• Tryck på Dela igen. Du kan nu spara PDF:en till Filer, skicka den via e-post eller ladda upp den direkt till unofax.

Denna metod fungerar för alla filtyper som iOS kan förhandsvisa, inte bara Word-dokument.

På Android

Android har en PDF-skrivare på systemnivå som fungerar med alla program.

• Öppna Word-filen i Microsoft Word, Google Docs eller vilken visare som helst.
• Tryck på trepunktsmenyn (eller Dela) och välj Skriv ut.
• I skrivarväljaren högst upp, välj Spara som PDF.
• Tryck på nedladdningsikonen eller Spara. PDF:en sparas i din mapp Nedladdningar.

Om "Spara som PDF" inte visas, uppdatera din systemutskriftstjänst via Play Store.

Tips för en ren konvertering

Lite uppmärksamhet innan du konverterar kan förhindra överraskningar i det slutliga faxet:

• Bädda in dina teckensnitt: om du använder icke-standardteckensnitt, bädda in dem i Word-dokumentet först (Arkiv → Alternativ → Spara → Bädda in teckensnitt i filen). Detta förhindrar teckensnittsbyte under konverteringen.
• Ställ in rätt sidstorlek: faxmaskiner förväntar sig A4 eller US Letter. Om ditt dokument använder en icke-standardstorlek, ändra den under Layout → Storlek innan du konverterar.
• Kontrollera dina marginaler: faxöverföring klipper bort cirka 5 mm från varje kant. Håll viktigt innehåll borta från marginalerna.
• Granska PDF:en innan du laddar upp: öppna den färdiga PDF:en och bläddra igenom varje sida. Leta efter omflödad text, saknade bilder eller tomma sidor.