Leveransstatus och kvitto på mottagande via e-post

Varför leveransbekräftelse spelar roll

En av de största fördelarna med fax framför e-post är bekräftad leverans. När du skickar ett fax bekräftar den mottagande maskinen överföringen. Vilket ger dig bevis på att dokumentet kom fram. E-post erbjuder ingen sådan garanti.

Detta spelar störst roll i branscher där leveransbevis har verkliga konsekvenser:

• Juridik: domstolar, advokatbyråer och tillsynsmyndigheter kräver ofta bevis på att ett dokument togs emot, inte bara skickades.
• Sjukvård: patientjournaler, remisser och recept måste komma fram till rätt destination. Leveransbekräftelse hjälper till att sluta cirkeln.
• Myndigheter: myndigheter och offentliga verk accepterar ofta fax just för att det ger en verifierbar leveransdokumentation. Den dokumentationen kan spela roll för tidskänsliga inlämningar, inklusive UOCAVA-valmaterial såsom en valsedel för primärval från utlandet, FPCA eller FWAB när faxåtersändning är tillåten.

Så spårar unofax leveransstatus

Varje fax du skickar via unofax tilldelas en status som uppdateras automatiskt allteftersom överföringen fortskrider. Här är statusarna du kan se:

• Skickat: den mottagande faxmaskinen bekräftade överföringen. Ditt fax levererades framgångsrikt.
• Misslyckat: faxet kunde inte levereras (upptagen linje, inget svar, inkompatibel maskin). Du återbetalas automatiskt. Ingen åtgärd behövs.
• Väntande: ditt fax överförs just nu. Detta tar vanligtvis några minuter beroende på antalet sidor.
• Schemalagt: du valde ett framtida datum och klockslag. Faxet skickas automatiskt vid det schemalagda ögonblicket.

Kontrollera status på skärmen

Du behöver inte skapa ett konto för att kontrollera din faxstatus. unofax visar leveransinformation direkt på startsidan:

• Avsnittet Senaste fax: bläddra ner på unofax startsida för att se dina nyligen skickade fax. Varje post visar destinationsnummer, sidantal och aktuell status.
• Synligt i 6 dagar: din faxhistorik lagras lokalt i din webbläsare och visas i upp till 6 dagar efter sändning.
• Statusmärken: färgkodade märken gör det enkelt att med en blick se om ditt fax skickades, är väntande, misslyckades eller är schemalagt.

Eftersom data lagras i din webbläsare är den bara synlig på den enhet du använde för att skicka faxet. Att rensa dina webbläsardata tar bort historiken.

E-post som kvitto på mottagande

När du skickar ett fax med unofax anger du din e-postadress i kassan. När leveransstatusen är känd skickar unofax dig ett e-postmeddelande. Detta e-postmeddelande fungerar som ditt kvitto på mottagande. En dokumentation du kan spara, vidarebefordra eller skriva ut:

• Leveransbekräftelse: om faxet levererades bekräftar e-postmeddelandet destinationsnummer, sidantal och tidpunkt för lyckad överföring.
• Felmeddelande: om faxet misslyckades förklarar e-postmeddelandet varför och bekräftar att du har återbetalats automatiskt.
• Permanent dokumentation: till skillnad från statusen på skärmen (som upphör efter 6 dagar) stannar e-postmeddelandet i din inkorg så länge du behåller det.

Tips för att föra god dokumentation

Några enkla vanor hjälper dig att bevara tillförlitliga bevis för varje fax du skickar:

• Kontrollera din inkorg: unofax skickar ett e-postmeddelande om leveransstatus till den adress du angav i kassan. Spara detta e-postmeddelande som en permanent dokumentation av ditt fax.
• Spara ditt referens-ID: varje fax tilldelas ett unikt referens-ID. Anteckna det ifall du behöver kontakta supporten.
• Kontrollera Senaste fax: besök unofax startsida inom 6 dagar för att se den senaste statusen för alla dina fax.
• Behåll din e-postbekräftelse: arkivera eller märk bekräftelsemejlet så att du snabbt kan hitta det om du någonsin behöver leveransbevis.