Hoe je Word naar PDF converteert om te faxen

Waarom converteren voordat je faxt?

unofax accepteert Word-bestanden rechtstreeks, maar de conversie is best-effort. Word-documenten zijn ontworpen om bewerkbaar te zijn, niet draagbaar. Ze zijn afhankelijk van geïnstalleerde lettertypen, printerdrivers en pagina-indelingsregels die van apparaat tot apparaat verschillen. Dat betekent dat een document dat er op je scherm perfect uitziet, opnieuw kan opmaken, lettertypen kan vervangen of marges kan verschuiven wanneer het op onze server wordt weergegeven.

PDF elimineert deze variabelen. Het sluit lettertypen in, vergrendelt de lay-out en reproduceert exact dezelfde pagina op elk apparaat. Converteren naar PDF voordat je uploadt kost enkele seconden en garandeert dat wat je in het voorbeeld ziet, is wat aan de andere kant aankomt.

Op Windows

Elke recente versie van Windows kan een PDF maken zonder dat je iets hoeft te installeren.

• Vanuit Word zelf: open je document in Microsoft Word, kies Bestand → Opslaan als en stel het bestandstype in op PDF. Klik op Opslaan. De PDF verschijnt in dezelfde map als het origineel.
• Vanuit elke applicatie: open het document en druk op Ctrl + P om af te drukken. Selecteer Microsoft Print to PDF als printer en klik vervolgens op Afdrukken. Kies een bestandsnaam en sla op. Dit werkt in elke applicatie die kan afdrukken, waaronder LibreOffice, Google Docs (gedownload) en WordPad.

Zie je "Microsoft Print to PDF" niet in de lijst met printers? Dan kan het worden ingeschakeld onder Instellingen → Apps → Optionele functies.

Op Mac

macOS heeft in elke applicatie een ingebouwde PDF-export.

• Vanuit Word of Pages: open het bestand, kies Bestand → Opslaan als (of Bestand → Exporteren naar → PDF in Pages) en sla op.
• Vanuit elke applicatie: druk op ⌘ + P om het afdrukvenster te openen. Klik op het PDF-dropdownmenu linksonder en kies Bewaar als PDF. Geef het bestand een naam en sla op. Deze methode werkt in elke macOS-applicatie, waaronder Voorvertoning, TextEdit en Safari.

Op iPhone of iPad

iOS heeft geen aparte knop "Opslaan als PDF", maar het ingebouwde afdrukvenster fungeert tevens als PDF-converter.

• Open het Word-bestand (in de Bestanden-app, Mail of een app die het kan weergeven).
• Tik op de knop Delen en kies Afdrukken.
• Maak op het afdrukvoorbeeld een uitwaartse knijpbeweging op de paginaminiatuur met twee vingers. Het voorbeeld wordt uitgevouwen tot een schermvullende PDF.
• Tik nogmaals op Delen. Je kunt de PDF nu opslaan in Bestanden, per e-mail versturen of rechtstreeks uploaden naar unofax.

Deze methode werkt voor elk bestandstype dat iOS kan weergeven, niet alleen Word-documenten.

Op Android

Android bevat een PDF-printer op systeemniveau die met elke applicatie werkt.

• Open het Word-bestand in Microsoft Word, Google Docs of een willekeurige viewer.
• Tik op het menu met drie puntjes (of Delen) en kies Afdrukken.
• Kies in de printerkiezer bovenaan Opslaan als PDF.
• Tik op het downloadpictogram of Opslaan. De PDF wordt opgeslagen in je map Downloads.

Als "Opslaan als PDF" niet verschijnt, werk dan je systeemafdrukservice bij via de Play Store.

Tips voor een schone conversie

Een beetje aandacht voordat je converteert kan verrassingen in de uiteindelijke fax voorkomen:

• Sluit je lettertypen in: als je niet-standaard lettertypen gebruikt, sluit ze dan eerst in het Word-document in (Bestand → Opties → Opslaan → Lettertypen in het bestand insluiten). Dit voorkomt lettertypevervanging tijdens de conversie.
• Stel het juiste paginaformaat in: faxapparaten verwachten A4 of US Letter. Als je document een niet-standaard formaat gebruikt, wijzig dit dan onder Indeling → Formaat voordat je converteert.
• Controleer je marges: bij faxverzending wordt ongeveer 5 mm van elke rand afgesneden. Houd belangrijke inhoud uit de buurt van de marges.
• Bekijk de PDF voordat je uploadt: open de voltooide PDF en scroll door elke pagina. Let op opnieuw opgemaakte tekst, ontbrekende afbeeldingen of lege pagina's.