1. Informatie die we verzamelen
We verzamelen alleen de minimale informatie die nodig is om de faxverzenddienst te leveren. Dit omvat:
• Faxnummer van de ontvanger: het nummer dat je invoert voor de faxbezorging
• Document: het bestand dat je uploadt voor verzending
• IP-adres: automatisch verzameld uit het netwerkverzoek voor beveiliging en fraudepreventie
• Geografische locatie: je globale land, bepaald op basis van netwerkheaders, gebruikt voor service-analyses en fraudedetectie
• E-mailadres: gebruikt om bezorgbevestiging en ontvangstbewijs te versturen
• Betaalgegevens: verwerkt door onze externe betaalprovider, Square AU Pty Ltd (ABN 38 167 106 176)
We vereisen niet dat je een gebruikersaccount aanmaakt of een door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs verstrekt. We verzamelen niet bewust informatie van kinderen jonger dan 16 jaar.
2. Hoe we je informatie gebruiken
Je informatie wordt gebruikt om je fax te verzenden, je betaling te verwerken, de bezorging te bevestigen en de beveiliging en betrouwbaarheid van onze dienst te waarborgen. We gebruiken je gegevens niet voor marketing, profilering of enig ander niet-gerelateerd doel.
3. Rechtsgrondslag voor de verwerking
In Australië verwerken we persoonsgegevens in overeenstemming met de Australian Privacy Principles (APPs) onder de Privacy Act 1988 (Cth), voor zover van toepassing. Voor personen in de Europese Unie en de EER verwerken we persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgrondslagen zoals gedefinieerd in artikel 6 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG):
• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6(1)(b)). Verwerking die nodig is om de door jou aangevraagde faxverzenddienst te leveren en je betaling te verwerken
• Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)). Het verzamelen van IP-adressen en geografische locatiegegevens voor fraudepreventie, beveiligingsmonitoring en servicebetrouwbaarheid
• Toestemming (art. 6(1)(a)). Analytische cookies voor bezoekers in de Europese Unie worden pas geactiveerd nadat je via onze cookiebanner uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven
Waar we ons beroepen op gerechtvaardigd belang, hebben we beoordeeld dat onze belangen niet zwaarder wegen dan je fundamentele rechten en vrijheden. Je kunt te allen tijde bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang door contact met ons op te nemen via support@unofax.com.
4. Verwerking van documenten
Geüploade documenten worden versleuteld tijdens de overdracht en tijdelijk opgeslagen op beveiligde servers. Alle documenten worden 7 dagen na verzending automatisch en definitief verwijderd. Je documenten worden automatisch door onze systemen verwerkt met als enige doel de conversie en verzending, en gedeeld met onze faxgatewayprovider om de faxbezorging te voltooien. Niemand bij unofax leest, beoordeelt of opent handmatig de inhoud van je documenten, tenzij dit wettelijk of door een gerechtelijke procedure vereist is.
5. Gegevens op het voorblad
unofax biedt een optionele voorbladfunctie waarmee je afzendergegevens, ontvangergegevens, een onderwerpregel en een bericht kunt invoeren. Deze informatie wordt niet als gestructureerde gegevens in een database opgeslagen. Ze wordt gebruikt om de voorbladpagina te genereren die op het moment van verzending vóór je faxdocument wordt geplaatst.
Zodra het voorblad is gegenereerd en samengevoegd met het definitieve verzonden document, worden de afzonderlijke veldwaarden die je hebt ingevoerd verwijderd. Je voorbladgegevens blijven bewaard als onderdeel van het verzonden documentbestand dat op onze servers is opgeslagen, en vallen onder hetzelfde beleid voor automatische verwijdering zoals beschreven in sectie 4 hierboven (verwijderd 7 dagen na verzending).
6. Betaalgegevens
De verwerking van kaartbetalingen wordt afgehandeld door Square AU Pty Ltd. unofax slaat je creditcardnummers, CVV of andere gevoelige betaalgegevens niet op. Alle betaalgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de PCI DSS-normen.
7. Analyses
We gebruiken Google Analytics, een dienst van Google Australia Pty Ltd (ABN 33 102 417 032), om gepseudonimiseerde, geaggregeerde gebruiksgegevens te verzamelen, zoals bezochte pagina's, tijd op de site en de globale geografische regio. We volgen ook gepseudonimiseerde interactiegebeurtenissen. Zoals bestandsuploads, faxverzendingen, previewweergaven en interacties met veelgestelde vragen. Om te begrijpen hoe de dienst wordt gebruikt en verbeterpunten te identificeren. IP-adressen worden niet in identificeerbare vorm opgeslagen. Je kunt je afmelden door de Google Analytics Opt-out Browser Add-on te installeren. Zie voor meer informatie over hoe analytische cookies werken en hoe je je toestemming beheert ons Cookiebeleid.
8. Lokale opslag
We gebruiken de lokale opslag van je browser om je taalvoorkeur, thema-instelling (lichte of donkere modus), faxgeschiedenis en een betaalsessiemarkering die dubbele afschrijvingen voorkomt, op te slaan. Deze gegevens worden alleen op je apparaat opgeslagen en worden nooit naar onze servers verzonden. Je kunt deze gegevens op elk moment wissen vanaf de startpagina of via je browserinstellingen.
9. Delen van gegevens
We verkopen, verhuren of delen je persoonsgegevens niet met derden. Gegevens worden alleen gedeeld met de externe dienstverleners die worden vermeld in sectie 10 hieronder, uitsluitend voor zover strikt nodig om de dienst te leveren.
Je gegevens worden verwerkt en opgeslagen in Australië op servers gehost door Amazon Web Services in de regio Sydney. Internationale overdrachten van gegevens naar Australië worden ondersteund door standaardcontractbepalingen waar dit door de toepasselijke wetgeving wordt vereist. Waar standaardcontractbepalingen niet van toepassing zijn, zijn dergelijke overdrachten noodzakelijk voor de uitvoering van de door jou aangevraagde dienst (AVG art. 49(1)(b)).
10. Externe dienstverleners
Vanwege de aard van het exploiteren van een faxverzenddienst moet bepaalde informatie met externe providers worden gedeeld om je transactie te voltooien. We gebruiken de volgende dienstverleners om de dienst te leveren:
• Amazon Web Services (AWS) (als verwerker onder onze instructies). Onze infrastructuur wordt gehost in de AWS-regio Sydney (ap-southeast-2). Alle gegevens die door unofax worden verzameld, waaronder geüploade documenten, transactiemetadata, IP-adressen en geografische locatie. Worden opgeslagen en verwerkt op versleutelde AWS-servers binnen Australië. AWS is ISO 27001- en SOC 1/2/3-gecertificeerd. Zie voor meer informatie de AWS Privacy Notice.
• Faxgatewayprovider (als verwerker onder onze instructies). Een in Australië gevestigde, ISO 27001-gecertificeerde en HIPAA-conforme faxgatewayprovider die wordt gebruikt om je faxdocumenten te verzenden. Om de faxverzending te voltooien, delen we de inhoud van je document, het faxnummer van de ontvanger en de afzenderidentificatie (je e-mailadres) met deze provider. De provider kan ook metadata ontvangen, zoals verzendstatus, tijdstempels en het aantal pagina's, als onderdeel van het bezorgproces.
• Google Australia Pty Ltd (ABN 33 102 417 032) (als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke voor eigen doeleinden). Onze analyseprovider. Zie voor meer informatie over welke gegevens worden verzameld en hoe je je kunt afmelden sectie 7 (Analyses) hierboven.
• Square AU Pty Ltd (ABN 38 167 106 176) (als verwerker onder onze instructies). Onze betaalverwerker. Je betaalkaartgegevens en factureringsinformatie worden afgehandeld door Square. Zie sectie 6 (Betaalgegevens) hierboven voor details.
11. Bewaring van gegevens
Documentinhoud, waaronder eventuele voorbladgegevens die zijn samengevoegd in het verzonden document. Wordt 7 dagen na verzending automatisch en definitief verwijderd. Transactiemetadata, waaronder faxnummer, tijdstempel, bezorgstatus, kosten, IP-adres en geografische locatie. Wordt tot 100 dagen na verzending bewaard om de afhandeling van factureringsgeschillen en de betrouwbaarheid van de dienst te ondersteunen, waarna deze definitief wordt verwijderd.
12. Je rechten
Je kunt verzoeken om verwijdering van alle gegevens die aan je transacties zijn gekoppeld door contact met ons op te nemen via support@unofax.com. Aangezien we minimale gegevens verzamelen en geen accounts vereisen, wordt de meeste informatie automatisch verwijderd zoals hierboven beschreven.
Aanvullende rechten voor inwoners van de Europese Unie en de EER:
Onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) heb je het recht op:
• Inzage: een kopie opvragen van de persoonsgegevens die we over je bewaren
• Rectificatie: verzoeken om correctie van onjuiste gegevens
• Verwijdering: verzoeken om verwijdering van je persoonsgegevens (“recht om vergeten te worden”)
• Beperking: verzoeken dat we de verwerking van je gegevens beperken
• Gegevensoverdraagbaarheid: je gegevens opvragen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat
• Bezwaar: bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens voor specifieke doeleinden
• Klacht indienen: een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming in de EU-lidstaat van je gewone verblijfplaats, werkplek of de plaats van de vermeende inbreuk
Om een van deze rechten uit te oefenen, stuur je een e-mail naar support@unofax.com met de onderwerpregel “AVG-gegevensverzoek” en vermeld je de volgende informatie zodat we je gegevens kunnen vinden:
• De globale datum en tijd van je transactie
• Het gebruikte faxnummer van de ontvanger
• Je e-mailadres
We reageren binnen 30 dagen op alle geverifieerde verzoeken. Als we meer tijd nodig hebben, laten we je de reden en het verwachte tijdsbestek weten. Aan het uitoefenen van deze rechten zijn geen kosten verbonden.
13. Wijzigingen in dit beleid
We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wijzigingen worden op deze pagina geplaatst met een bijgewerkte revisiedatum. Voortgezet gebruik van de dienst na wijzigingen betekent dat je het bijgewerkte beleid accepteert.
14. Contact
De verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens is AWS, CYY & Co. Pty Ltd (ACN 686 116 245) als Trustee voor Mumu, Lulu & Co. (ABN 54 837 123 965), handelend onder de naam unofax, gevestigd in Melbourne, Victoria, Australië.
Als je vragen hebt over dit privacybeleid, neem dan contact met ons op via support@unofax.com.
Dit privacybeleid is opgesteld in het Engels. In geval van tegenstrijdigheid tussen een vertaalde versie en de Engelse versie prevaleert de Engelse versie.