Bezorgstatus & ontvangstbewijs per e-mail

Waarom bezorgbevestiging ertoe doet

Een van de grootste voordelen van fax ten opzichte van e-mail is de bevestigde bezorging. Wanneer je een fax verstuurt, bevestigt het ontvangende apparaat de verzending. Wat je bewijs geeft dat het document is aangekomen. E-mail biedt zo'n garantie niet.

Dit is het belangrijkst in sectoren waar het bewijs van bezorging echte gevolgen heeft:

• Juridisch: rechtbanken, advocatenkantoren en toezichthouders vereisen vaak bewijs dat een document is ontvangen, niet alleen verzonden.
• Gezondheidszorg: patiëntendossiers, verwijzingen en recepten moeten op de juiste bestemming aankomen. Bezorgbevestiging helpt de kring te sluiten.
• Overheid: instanties en overheidsdiensten accepteren fax vaak juist omdat het een verifieerbaar bezorgverslag biedt. Dat verslag kan belangrijk zijn voor tijdgevoelige indieningen, waaronder UOCAVA-verkiezingsmateriaal zoals een stembiljet voor de voorverkiezingen vanuit het buitenland, FPCA of FWAB wanneer terugsturen per fax is toegestaan.

Hoe unofax de bezorgstatus bijhoudt

Aan elke fax die je via unofax verstuurt, wordt een status toegewezen die automatisch wordt bijgewerkt naarmate de verzending vordert. Dit zijn de statussen die je kunt zien:

• Verzonden: het ontvangende faxapparaat heeft de verzending bevestigd. Je fax is succesvol bezorgd.
• Mislukt: de fax kon niet worden bezorgd (bezette lijn, geen antwoord, incompatibel apparaat). Je wordt automatisch terugbetaald. Geen actie nodig.
• In behandeling: je fax wordt momenteel verzonden. Dit duurt meestal een paar minuten, afhankelijk van het aantal pagina's.
• Gepland: je hebt een toekomstige datum en tijd gekozen. De fax wordt automatisch verstuurd op het geplande moment.

De status op het scherm controleren

Je hoeft geen account aan te maken om je faxstatus te controleren. unofax toont de bezorginformatie direct op de startpagina:

• Sectie Recente faxen: scroll omlaag op de startpagina van unofax om je onlangs verzonden faxen te zien. Elk item toont het bestemmingsnummer, het aantal pagina's en de huidige status.
• Zichtbaar gedurende 6 dagen: je faxgeschiedenis wordt lokaal in je browser opgeslagen en tot 6 dagen na verzending weergegeven.
• Statusbadges: kleurgecodeerde badges maken het gemakkelijk om in één oogopslag te zien of je fax is verzonden, in behandeling is, mislukt is of gepland is.

Omdat de gegevens in je browser worden opgeslagen, zijn ze alleen zichtbaar op het apparaat dat je hebt gebruikt om de fax te versturen. Het wissen van je browsergegevens verwijdert de geschiedenis.

E-mail als ontvangstbewijs

Wanneer je een fax verstuurt met unofax, geef je bij het afrekenen je e-mailadres op. Zodra de bezorgstatus bekend is, stuurt unofax je een e-mail. Deze e-mail dient als je ontvangstbewijs. Een verslag dat je kunt bewaren, doorsturen of afdrukken:

• Bezorgbevestiging: als de fax is bezorgd, bevestigt de e-mail het bestemmingsnummer, het aantal pagina's en het tijdstip van de succesvolle verzending.
• Foutmelding: als de fax is mislukt, legt de e-mail uit waarom en bevestigt dat je automatisch bent terugbetaald.
• Permanent verslag: in tegenstelling tot de status op het scherm (die na 6 dagen vervalt), blijft de e-mail in je inbox staan zolang je hem bewaart.

Tips om goede administratie bij te houden

Een paar eenvoudige gewoonten helpen je betrouwbaar bewijs van elke verstuurde fax te bewaren:

• Controleer je inbox: unofax stuurt een e-mail met de bezorgstatus naar het adres dat je bij het afrekenen hebt ingevoerd. Bewaar deze e-mail als permanent verslag van je fax.
• Bewaar je referentie-ID: aan elke fax wordt een unieke referentie-ID toegewezen. Noteer die voor het geval je contact moet opnemen met de ondersteuning.
• Controleer Recente faxen: bezoek de startpagina van unofax binnen 6 dagen om de laatste status van al je faxen te zien.
• Bewaar je e-mailbevestiging: archiveer of label de bevestigingsmail zodat je hem snel kunt vinden als je ooit bewijs van bezorging nodig hebt.