送付状とは
FAX送付状は、FAXの最初のページに付ける案内ページです。封筒の表書きのように、誰から誰へ、どのような内容のFAXかを伝えます。
一般的な送付状には、送信者の名前、受信者の名前、件名、ページ数、簡単なメッセージが記載されます。
なぜ送付状が必要なのか
FAXが届いたとき、受信側では複数の人が同じFAX機を共有していることがよくあります。送付状があれば、誰宛のFAXかがすぐにわかり、適切な担当者や部署に届けることができます。
特に以下の送信先では、送付状が重要です：
- 官公庁・自治体の窓口
- 病院・クリニック・医療機関
- 裁判所・法務関連部署
- 保険会社
- FAX回線を共有している大企業
送付状がないと、FAXが遅れたり、誤った担当者に届く可能性があります。
送付状に記載する内容
標準的なFAX送付状には、以下の情報を記載します：
- 送信者情報 — 氏名、会社名、電話番号、メールアドレス
- 受信者情報 — 受信者の氏名、会社名
- 件名 — FAXの内容を簡潔に記載
- メッセージ — 補足説明や指示（任意）
- 緊急度 — 通常、至急、機密など
- ページ数 — ページの欠落がないか確認するため
すべての項目は任意です。必要な情報だけ記入してください。
送付状が必要な場面
一部の機関では、送付状の添付を求めています。官公庁、病院、裁判所にFAXを送る際は、事前に確認してください。参照番号や部署名など、特定の情報の記載を求められることがあります。
送付状の添付が必須でない場合でも、付けておくのがマナーです。FAXが丁寧な印象を与え、確実に届く可能性が高まります。
unofaxなら簡単に送付状を追加
unofaxには、すべてのFAXに無料で追加できる送付状機能が搭載されています。FAX送信時に「送付状を追加」にチェックを入れ、必要な項目を入力するだけです：
- 送信者の氏名、会社名、電話番号、FAX番号、メールアドレス
- 受信者の氏名、会社名
- 件名、メッセージ
- 緊急度（通常、至急、機密、確認用）
すべての項目は任意です。必要な情報だけ入力してください。送付状はFAXの最初のページとして自動的に追加されます。日付、受信者のFAX番号、ページ数は自動で記載されます。
送付状は送信先の国に関わらず、常に無料です。