Cómo convertir Word a PDF para enviar por fax

¿Por qué convertir antes de enviar por fax?

unofax acepta archivos de Word directamente, pero la conversión se realiza con el mejor esfuerzo posible. Los documentos de Word fueron diseñados para ser editables, no portátiles: dependen de fuentes instaladas, controladores de impresora y reglas de diseño de página que varían de un dispositivo a otro. Eso significa que un documento que se ve perfecto en su pantalla puede reorganizar el texto, sustituir fuentes o desplazar márgenes cuando se procesa en nuestro servidor.

El formato PDF elimina estas variables. Incorpora las fuentes, fija el diseño y reproduce exactamente la misma página en cualquier dispositivo. Convertir a PDF antes de cargar el archivo toma solo segundos y garantiza que lo que ve en la vista previa es lo que llega al otro extremo.

En Windows

Todas las versiones recientes de Windows pueden generar un PDF sin instalar nada.

• Desde Word: abra su documento en Microsoft Word, elija Archivo → Guardar como y establezca el tipo de archivo como PDF. Haga clic en Guardar. El PDF aparece en la misma carpeta que el original.
• Desde cualquier aplicación: abra el documento y presione Ctrl + P para imprimir. Seleccione Microsoft Print to PDF como impresora y luego haga clic en Imprimir. Elija un nombre de archivo y guarde. Esto funciona en cualquier aplicación que pueda imprimir, incluyendo LibreOffice, Google Docs (descargado) y WordPad.

Si no ve "Microsoft Print to PDF" en la lista de impresoras, puede activarlo en Configuración → Aplicaciones → Características opcionales.

En Mac

macOS tiene exportación a PDF integrada en todas las aplicaciones.

• Desde Word o Pages: abra el archivo, elija Archivo → Guardar como (o Archivo → Exportar a → PDF en Pages) y guarde.
• Desde cualquier aplicación: presione ⌘ + P para abrir el cuadro de diálogo de impresión. Haga clic en el menú desplegable PDF en la esquina inferior izquierda y elija Guardar como PDF. Nombre el archivo y guarde. Este método funciona en todas las aplicaciones de macOS, incluyendo Vista Previa, TextEdit y Safari.

En iPhone o iPad

iOS no tiene un botón dedicado de "Guardar como PDF", pero el cuadro de diálogo de impresión integrado funciona como conversor a PDF.

• Abra el archivo de Word (en la aplicación Archivos, Mail o cualquier aplicación que pueda previsualizarlo).
• Toque el botón Compartir y elija Imprimir.
• En la vista previa de impresión, pellizque hacia afuera en la miniatura de la página con dos dedos. La vista previa se expande a un PDF a pantalla completa.
• Toque Compartir nuevamente. Ahora puede guardar el PDF en Archivos, enviarlo por correo electrónico o cargarlo directamente en unofax.

Este método funciona para cualquier tipo de archivo que iOS pueda previsualizar, no solo documentos de Word.

En Android

Android incluye una impresora PDF a nivel de sistema que funciona con cualquier aplicación.

• Abra el archivo de Word en Microsoft Word, Google Docs o cualquier visor.
• Toque el menú de tres puntos (o Compartir) y elija Imprimir.
• En el selector de impresora en la parte superior, elija Guardar como PDF.
• Toque el icono de descarga o Guardar. El PDF se guarda en su carpeta de Descargas.

Si "Guardar como PDF" no aparece, actualice el servicio de impresión del sistema a través de Play Store.

Consejos para una conversión limpia

Un poco de atención antes de convertir puede evitar sorpresas en el fax final:

• Incorpore sus fuentes: si utiliza fuentes no estándar, incorpórelas en el documento de Word primero (Archivo → Opciones → Guardar → Incrustar fuentes en el archivo). Esto previene la sustitución de fuentes durante la conversión.
• Establezca el tamaño de página correcto: los aparatos de fax esperan A4 o Carta (US Letter). Si su documento usa un tamaño no estándar, cámbielo en Diseño → Tamaño antes de convertir.
• Revise sus márgenes: la transmisión por fax recorta aproximadamente 5 mm de cada borde. Mantenga el contenido importante alejado de los márgenes.
• Revise el PDF antes de cargarlo: abra el PDF terminado y desplácese por todas las páginas. Busque texto reorganizado, imágenes faltantes o páginas en blanco.