为什么文件质量对传真很重要
传真技术是以图像形式传输文件的。与收件人拿到你原始文件的电子邮件附件不同，传真会把每一页转换成一幅扫描图像。这意味着文件的排版、对比度和分辨率会直接影响你的传真在对方那端的可读性。
一份准备不当的文件，送达时可能出现文字无法辨认、细节缺失或内容被裁切的情况，进而可能造成延误、被退回的提交或沟通误解。发送前花几分钟优化文件，能省下大量时间和麻烦。
选对文件格式
你上传的格式很重要。以下是最合适的选择：
- PDF（推荐）：能保留版式、字体和格式，产生最清晰的传真输出。详情请查看我们的文件格式指南。
- Word 文档：效果不错，但在传真前会被转换为 PDF。如果你想先预览结果，可使用我们的Word 转 PDF 工具。
- 图像（PNG、JPG）：适合扫描文件。为获得最佳效果，请使用高分辨率（300 DPI）。
了解分辨率与 DPI
传真机有两种分辨率模式：标准（204 x 98 DPI）和精细（204 x 196 DPI）。大多数在线传真服务默认以精细模式发送，能产生明显更锐利的文字和更干净的线条。
准备文件时，分辨率对扫描图像和照片影响最大。一份150 DPI的扫描件在屏幕上看起来或许尚可，但经传真传输后会显得模糊或有颗粒感。为保证可靠的质量，请始终以300 DPI或更高分辨率扫描。传真系统会将其降采样至合适的分辨率，但以高质量的原件为起点，才能确保尽可能好的输出。
对于数字生成的文件（由 Word、电子表格或设计软件生成的 PDF），分辨率就不那么令人担心了，因为它们是由矢量数据渲染而来。主要因素是字号、对比度和排版，这些将在下一节中讨论。
优化文字与排版
要获得最清晰的传真输出：
- 使用标准字体：Arial、Times New Roman 等常见字体，字号11pt或更大，还原效果良好。
- 高对比度：白底黑字最为理想。避免使用彩色文字，尤其是黄色或浅灰等浅色。
- 简洁排版：单栏排版比复杂的多栏设计传输效果更好。
- 留足页边距：至少留出1英寸（2.5厘米）的页边距。有些传真机会略微裁掉边缘。
常见问题及规避方法
某些在屏幕上看起来没问题的文件特性，转成传真后效果很差。请留意以下常见问题：
- 浅色或彩色文字：灰色文字、浅蓝色链接或彩色标题，在转换为黑白传真格式后可能变得看不见或无法辨认。发送前请将所有文字改为黑色。
- 彩色或带底纹的背景：带浅灰背景或彩色区块的文件会产生嘈杂、难以阅读的传真。请去掉背景色和底纹。
- 水印：半透明水印在文件转换为传真图像后可能干扰文字可读性。请去掉水印，或确保其非常淡。
- 贴近边缘的页眉页脚：放在最顶端或最底端页边距内的内容，可能被接收传真机裁掉。请将重要的页眉或页码移到距边缘至少1英寸（2.5厘米）处。
- 小字与细节：脚注、小号说明文字，或9pt以下的文字可能变得难以辨认。如果小字必不可少，可考虑加大字号，或将信息放到正文中。
- 复杂图形和图表：精细的图表、照片和插图在传真传输中会损失质量。尽量简化图形，或使用粗线条和高对比度来保持可读性。
扫描实体文件
如果你需要传真一份实体文件，比如一张已签名的表格、一封手写信或一页打印稿，你得先把它扫描下来。想看带截图的详细步骤，请参阅我们的扫描文件指南。
以下是获得干净扫描件的几个关键技巧：
- 尽量使用平板扫描仪：平板扫描仪光照均匀、无变形，能产生最稳定的效果。
- 手机相机扫描：如果你没有扫描仪，手机自带的文件扫描功能效果也不错。在 iPhone 上，打开备忘录应用并选择"扫描文稿"。在 Android 上，使用 Google Drive 的扫描功能。这些工具会自动检测边缘、校正透视并增强对比度。
- 对齐很重要：把文件平放摆正。歪斜的扫描件更难阅读，也浪费页面空间。大多数手机扫描应用都提供自动对齐校正。
- 光照：在光线充足、照明均匀的地方扫描。避免阴影落在文件上。自然日光或顶灯效果最好。避免使用会投下阴影的斜射台灯。
- 保存为 PDF：始终将扫描件保存为 PDF，而不是 JPG。PDF 能更好地保留质量，是传真的推荐格式。详情请查看我们的文件格式指南。
使用封面页
传真封面页作为第一页，为你的文件提供背景说明。它标明寄件人和收件人，注明页数，还可以包含处理说明。使用封面页是惯例做法，有助于确保你的传真送到正确的人手中。
处理多页文件
传真一次传输一页。对于长文件：
- 清晰地标注页码
- 在封面页上注明总页数
- 保持总页数合理，因为过长的传真更容易遇到传输问题
- 可考虑把大批量的提交拆分成几份传真，并清楚标注
重要传真发送前先测试
如果你要发送一份关键文件，可考虑先发一份测试传真。这样可以在正式传输前，核对版式、可读性和页数是否正确。使用在线传真，你可以在发送前预览文件。
快速核对清单
点击发送前，请过一遍这份清单：
- 文件为 PDF 格式（或使用我们的转换工具从 Word 转换而来）
- 所有文字为白底黑字
- 字号为11pt或更大
- 四边页边距均至少为1英寸（2.5厘米）
- 无彩色背景、水印或底纹
- 扫描图像至少为300 DPI
- 页面已编号且包含封面页
- 收件人传真号码正确且包含国家代码
遵循这些步骤，能确保你的传真清晰、完整地送达。想了解更多指引，请查看我们的在线发送传真指南，或查看你目的地国家的价格详情。