Come convertire da Word a PDF per il fax

Perché convertire prima di inviare il fax?

unofax accetta i file Word direttamente, ma la conversione è fatta al meglio delle possibilità. I documenti Word sono stati progettati per essere modificabili, non portabili. Dipendono dai font installati, dai driver della stampante e dalle regole di impaginazione che variano da un dispositivo all'altro. Questo significa che un documento che appare perfetto sul tuo schermo potrebbe ridisporsi, sostituire i font o spostare i margini quando viene elaborato sul nostro server.

Il PDF elimina queste variabili. Incorpora i font, blocca l'impaginazione e riproduce esattamente la stessa pagina su ogni dispositivo. Convertire in PDF prima di caricare richiede pochi secondi e garantisce che ciò che vedi nell'anteprima sia ciò che arriva dall'altra parte.

Su Windows

Ogni versione recente di Windows può produrre un PDF senza installare nulla.

• Da Word stesso: apri il documento in Microsoft Word, scegli File → Salva con nome e imposta il tipo di file su PDF. Clicca su Salva. Il PDF appare nella stessa cartella dell'originale.
• Da qualsiasi applicazione: apri il documento e premi Ctrl + P per stampare. Seleziona Microsoft Print to PDF come stampante, poi clicca su Stampa. Scegli un nome file e salva. Funziona in qualsiasi applicazione in grado di stampare, incluse LibreOffice, Google Docs (scaricato) e WordPad.

Se non vedi "Microsoft Print to PDF" nell'elenco delle stampanti, puoi abilitarlo da Impostazioni → App → Funzionalità facoltative.

Su Mac

macOS ha l'esportazione PDF integrata in ogni applicazione.

• Da Word o Pages: apri il file, scegli File → Salva con nome (oppure File → Esporta in → PDF in Pages) e salva.
• Da qualsiasi applicazione: premi ⌘ + P per aprire la finestra di stampa. Clicca sul menu a tendina PDF nell'angolo in basso a sinistra e scegli Salva come PDF. Assegna un nome al file e salva. Questo metodo funziona in ogni applicazione macOS, incluse Anteprima, TextEdit e Safari.

Su iPhone o iPad

iOS non ha un pulsante dedicato "Salva come PDF", ma la finestra di stampa integrata funge anche da convertitore PDF.

• Apri il file Word (nell'app File, in Mail o in qualsiasi app in grado di visualizzarlo in anteprima).
• Tocca il pulsante Condividi e scegli Stampa.
• Nell'anteprima di stampa, allarga con due dita sulla miniatura della pagina. L'anteprima si espande in un PDF a schermo intero.
• Tocca di nuovo Condividi. Ora puoi salvare il PDF in File, inviarlo via email o caricarlo direttamente su unofax.

Questo metodo funziona per qualsiasi tipo di file che iOS può visualizzare in anteprima, non solo i documenti Word.

Su Android

Android include una stampante PDF a livello di sistema che funziona con qualsiasi applicazione.

• Apri il file Word in Microsoft Word, Google Docs o qualsiasi visualizzatore.
• Tocca il menu a tre puntini (oppure Condividi) e scegli Stampa.
• Nel selettore della stampante in alto, scegli Salva come PDF.
• Tocca l'icona di download oppure Salva. Il PDF viene salvato nella cartella Download.

Se "Salva come PDF" non appare, aggiorna il servizio di stampa di sistema tramite il Play Store.

Consigli per una conversione pulita

Un po' di attenzione prima di convertire può evitare sorprese nel fax finale:

• Incorpora i font: se usi font non standard, incorporali prima nel documento Word (File → Opzioni → Salvataggio → Incorpora caratteri nel file). Questo previene la sostituzione dei font durante la conversione.
• Imposta il formato pagina corretto: i fax si aspettano A4 o US Letter. Se il tuo documento usa un formato non standard, cambialo da Layout → Dimensioni prima di convertire.
• Controlla i margini: la trasmissione fax taglia circa 5 mm da ogni bordo. Tieni i contenuti importanti lontani dai margini.
• Rivedi il PDF prima di caricarlo: apri il PDF finito e scorri tutte le pagine. Controlla che non ci sia testo ridisposto, immagini mancanti o pagine vuote.