Stato di consegna e prova di ricezione via email

Perché la conferma di consegna è importante

Uno dei più grandi vantaggi del fax rispetto all'email è la consegna confermata. Quando invii un fax, la macchina ricevente conferma la trasmissione, dandoti la prova che il documento è arrivato. L'email non offre alcuna garanzia del genere.

Questo è particolarmente importante nei settori in cui la prova di consegna ha conseguenze reali:

• Legale: tribunali, studi legali e organismi di regolamentazione richiedono spesso la prova che un documento sia stato ricevuto, non solo inviato.
• Sanità: cartelle cliniche, referti e prescrizioni devono arrivare alla destinazione giusta. La conferma di consegna aiuta a chiudere il cerchio.
• Enti pubblici: le agenzie e gli uffici pubblici accettano spesso il fax proprio perché fornisce un registro di consegna verificabile. Quel registro può essere determinante per pratiche con scadenze ravvicinate, inclusi i materiali elettorali UOCAVA come una scheda per le primarie dall'estero, FPCA o FWAB quando è consentito il ritorno via fax.

Come unofax traccia lo stato di consegna

A ogni fax che invii tramite unofax viene assegnato uno stato che si aggiorna automaticamente man mano che la trasmissione procede. Ecco gli stati che potresti vedere:

• Inviato: la macchina fax ricevente ha confermato la trasmissione. Il tuo fax è stato consegnato con successo.
• Non riuscito: il fax non è stato consegnato (linea occupata, nessuna risposta, macchina incompatibile). Vieni rimborsato automaticamente. Non è necessaria alcuna azione.
• In attesa: il tuo fax è attualmente in fase di trasmissione. Di solito richiede alcuni minuti a seconda del numero di pagine.
• Programmato: hai scelto una data e un'ora futura. Il fax verrà inviato automaticamente al momento programmato.

Controllare lo stato sullo schermo

Non è necessario creare un account per controllare lo stato del tuo fax. unofax mostra le informazioni di consegna direttamente sulla home page:

• Sezione Fax recenti: scorri verso il basso sulla home page di unofax per vedere i fax inviati di recente. Ogni voce mostra il numero di destinazione, il numero di pagine e lo stato attuale.
• Visibile per 6 giorni: la cronologia dei tuoi fax è conservata localmente nel tuo browser e visualizzata fino a 6 giorni dopo l'invio.
• Badge di stato: i badge con codice colore rendono facile capire a colpo d'occhio se il tuo fax è stato inviato, è in attesa, non è riuscito o è programmato.

Poiché i dati sono conservati nel tuo browser, sono visibili solo sul dispositivo che hai usato per inviare il fax. Cancellare i dati del browser rimuoverà la cronologia.

L'email come prova di ricezione

Quando invii un fax con unofax, fornisci il tuo indirizzo email al momento del pagamento. Una volta noto lo stato di consegna, unofax ti invia un'email. Questa email funge da prova di ricezione, un documento che puoi salvare, inoltrare o stampare:

• Conferma di consegna: se il fax è stato consegnato, l'email conferma il numero di destinazione, il numero di pagine e l'orario della trasmissione riuscita.
• Notifica di errore: se il fax non è riuscito, l'email spiega il motivo e conferma che sei stato rimborsato automaticamente.
• Documento permanente: a differenza dello stato sullo schermo (che scade dopo 6 giorni), l'email resta nella tua casella di posta per tutto il tempo che desideri.

Consigli per conservare buoni documenti

Poche semplici abitudini ti aiuteranno a conservare una prova affidabile di ogni fax che invii:

• Controlla la tua casella di posta: unofax invia un'email sullo stato di consegna all'indirizzo che hai inserito al momento del pagamento. Salva questa email come documento permanente del tuo fax.
• Salva il tuo ID di riferimento: a ogni fax viene assegnato un ID di riferimento univoco. Annotalo nel caso tu debba contattare l'assistenza.
• Controlla i Fax recenti: visita la home page di unofax entro 6 giorni per vedere lo stato più recente di tutti i tuoi fax.
• Conserva la tua email di conferma: archivia o etichetta l'email di conferma così da poterla trovare rapidamente se ti servisse una prova di consegna.