איך ממירים Word ל-PDF לשליחה בפקס

למה להמיר לפני שליחה בפקס?

unofax מקבל קובצי Word ישירות, אבל ההמרה היא במיטב המאמץ. מסמכי Word נועדו להיות ניתנים לעריכה, לא ניידים. הם תלויים בגופנים מותקנים, במנהלי התקן של מדפסות ובכללי פריסה שמשתנים ממכשיר למכשיר. כלומר, מסמך שנראה מושלם על המסך עלול לזרום מחדש, להחליף גופנים או להזיז שוליים כשהוא מעובד בשרת שלנו.

PDF מבטל את המשתנים האלה. הוא מטמיע גופנים, נועל את הפריסה ומשחזר בדיוק את אותו עמוד בכל מכשיר. המרה ל-PDF לפני ההעלאה לוקחת שניות ומבטיחה שמה שרואים בתצוגה המקדימה הוא מה שמגיע לצד השני.

ב-Windows

כל גרסה עדכנית של Windows יכולה ליצור PDF בלי להתקין דבר.

• מתוך Word: פותחים את המסמך ב-Microsoft Word, בוחרים קובץ ← שמירה בשם ומגדירים את סוג הקובץ ל-PDF. לוחצים על שמור. קובץ ה-PDF יופיע באותה תיקייה של המקור.
• מכל אפליקציה: פותחים את המסמך ולוחצים Ctrl + P להדפסה. בוחרים Microsoft Print to PDF כמדפסת ולוחצים על הדפס. בוחרים שם קובץ ושומרים. זה עובד בכל אפליקציה שיכולה להדפיס, כולל LibreOffice, ‏Google Docs (אחרי הורדה) ו-WordPad.

אם "Microsoft Print to PDF" לא מופיע ברשימת המדפסות, אפשר להפעיל אותו תחת הגדרות ← אפליקציות ← תכונות אופציונליות.

ב-Mac

ב-macOS יש ייצוא מובנה ל-PDF בכל אפליקציה.

• מתוך Word או Pages: פותחים את הקובץ, בוחרים קובץ ← שמירה בשם (או קובץ ← ייצוא אל ← PDF ב-Pages) ושומרים.
• מכל אפליקציה: לוחצים ⌘ + P כדי לפתוח את חלון ההדפסה. לוחצים על התפריט הנפתח PDF בפינה התחתונה ובוחרים שמירה כ-PDF. נותנים שם לקובץ ושומרים. השיטה הזו עובדת בכל אפליקציה של macOS, כולל Preview, ‏TextEdit ו-Safari.

באייפון או באייפד

ב-iOS אין כפתור ייעודי של "שמירה כ-PDF", אבל חלון ההדפסה המובנה משמש גם כממיר PDF.

• פותחים את קובץ ה-Word (באפליקציית הקבצים, בדואר או בכל אפליקציה שיכולה להציג אותו).
• מקישים על כפתור שיתוף ובוחרים הדפסה.
• בתצוגה המקדימה של ההדפסה, צובטים החוצה בשתי אצבעות על התמונה הממוזערת של העמוד. התצוגה נפתחת ל-PDF במסך מלא.
• מקישים שוב על שיתוף. עכשיו אפשר לשמור את ה-PDF בקבצים, לשלוח באימייל או להעלות ישירות ל-unofax.

השיטה הזו עובדת לכל סוג קובץ ש-iOS יכול להציג, לא רק למסמכי Word.

באנדרואיד

באנדרואיד יש מדפסת PDF ברמת המערכת שעובדת עם כל אפליקציה.

• פותחים את קובץ ה-Word ב-Microsoft Word, ב-Google Docs או בכל מציג.
• מקישים על תפריט שלוש הנקודות (או שיתוף) ובוחרים הדפסה.
• בבורר המדפסות למעלה בוחרים שמירה כ-PDF.
• מקישים על סמל ההורדה או על שמירה. קובץ ה-PDF נשמר בתיקיית ההורדות.

אם "שמירה כ-PDF" לא מופיע, כדאי לעדכן את שירות ההדפסה של המערכת דרך חנות Play.

טיפים להמרה נקייה

קצת תשומת לב לפני ההמרה יכולה למנוע הפתעות בפקס הסופי:

• להטמיע גופנים: אם משתמשים בגופנים לא סטנדרטיים, כדאי להטמיע אותם קודם במסמך ה-Word (קובץ ← אפשרויות ← שמירה ← הטמע גופנים בקובץ). כך נמנעת החלפת גופנים בזמן ההמרה.
• גודל עמוד נכון: מכשירי פקס מצפים ל-A4 או ל-US Letter. אם המסמך בגודל לא סטנדרטי, משנים אותו תחת פריסה ← גודל לפני ההמרה.
• לבדוק את השוליים: שידור פקס חותך כ-5 מ״מ מכל קצה. כדאי להרחיק תוכן חשוב מהשוליים.
• לבדוק את ה-PDF לפני ההעלאה: פותחים את ה-PDF המוגמר וגוללים בכל העמודים. מחפשים טקסט שזרם מחדש, תמונות חסרות או עמודים ריקים.