סטטוס מסירה והוכחת קבלה באימייל

למה אישור מסירה חשוב

אחד היתרונות הגדולים של פקס על פני אימייל הוא מסירה מאושרת. כששולחים פקס, המכשיר המקבל מאשר את השידור, וכך יש הוכחה שהמסמך הגיע. אימייל לא מספק ערובה כזו.

זה חשוב במיוחד בתחומים שבהם להוכחת מסירה יש השלכות ממשיות:

• משפט: בתי משפט, משרדי עורכי דין וגופים רגולטוריים דורשים לעיתים קרובות הוכחה שמסמך התקבל, ולא רק נשלח.
• בריאות: רשומות רפואיות, הפניות ומרשמים חייבים להגיע ליעד הנכון. אישור מסירה עוזר לסגור את המעגל.
• ממשלה: רשויות ומשרדים ציבוריים מקבלים פקס פעמים רבות בדיוק משום שהוא מספק תיעוד מסירה שניתן לאמת. התיעוד הזה יכול להיות חשוב בהגשות רגישות לזמן, כולל חומרי בחירות לפי UOCAVA כמו פתק הצבעה לבחירות מקדימות מחו״ל, FPCA או FWAB כשמותר להחזיר אותם בפקס.

איך unofax עוקב אחר סטטוס המסירה

לכל פקס שנשלח דרך unofax יש סטטוס שמתעדכן אוטומטית במהלך השידור. אלה הסטטוסים שעשויים להופיע:

• נשלח: מכשיר הפקס המקבל אישר את השידור. הפקס נמסר בהצלחה.
• נכשל: לא ניתן היה למסור את הפקס (קו תפוס, אין מענה, מכשיר לא תואם). ההחזר מתבצע אוטומטית, בלי צורך בפעולה.
• ממתין: הפקס משודר כרגע. זה לוקח בדרך כלל כמה דקות, בהתאם למספר העמודים.
• מתוזמן: נבחרו תאריך ושעה עתידיים. הפקס יישלח אוטומטית במועד שנקבע.

בדיקת הסטטוס על המסך

לא צריך לפתוח חשבון כדי לבדוק את סטטוס הפקס. unofax מציג את פרטי המסירה ישירות בדף הבית:

• אזור הפקסים האחרונים: גוללים למטה בדף הבית של unofax כדי לראות את הפקסים שנשלחו לאחרונה. כל רשומה מציגה את מספר היעד, מספר העמודים והסטטוס הנוכחי.
• מוצג במשך 6 ימים: היסטוריית הפקסים נשמרת מקומית בדפדפן ומוצגת עד 6 ימים אחרי השליחה.
• תגי סטטוס: תגים בצבעים שונים מראים במבט אחד אם הפקס נשלח, ממתין, נכשל או מתוזמן.

מכיוון שהנתונים נשמרים בדפדפן, הם גלויים רק במכשיר ששימש לשליחת הפקס. מחיקת נתוני הדפדפן תמחק גם את ההיסטוריה.

אימייל כהוכחת קבלה

כששולחים פקס עם unofax, מזינים כתובת אימייל בזמן התשלום. ברגע שסטטוס המסירה ידוע, unofax שולח אימייל. האימייל הזה משמש הוכחת קבלה, תיעוד שאפשר לשמור, להעביר או להדפיס:

• אישור מסירה: אם הפקס נמסר, האימייל מאשר את מספר היעד, מספר העמודים ושעת השידור המוצלח.
• הודעה על כישלון: אם הפקס נכשל, האימייל מסביר למה ומאשר שההחזר בוצע אוטומטית.
• תיעוד קבוע: בניגוד לסטטוס שעל המסך (שפג אחרי 6 ימים), האימייל נשאר בתיבת הדואר כל עוד שומרים אותו.

טיפים לתיעוד מסודר

כמה הרגלים פשוטים יעזרו לשמור הוכחה אמינה לכל פקס שנשלח:

• לבדוק את תיבת הדואר: unofax שולח אימייל עם סטטוס המסירה לכתובת שהוזנה בתשלום. כדאי לשמור את האימייל הזה כתיעוד קבוע של הפקס.
• לשמור את מספר האסמכתה: לכל פקס יש מספר אסמכתה ייחודי. כדאי לרשום אותו למקרה שתצטרכו לפנות לתמיכה.
• לבדוק את הפקסים האחרונים: נכנסים לדף הבית של unofax בתוך 6 ימים כדי לראות את הסטטוס העדכני של כל הפקסים.
• לשמור את אימייל האישור: כדאי לאחסן או לתייג את אימייל האישור כדי למצוא אותו מהר אם תידרש הוכחת מסירה.