วิธีแปลง Word เป็น PDF เพื่อส่งแฟกซ์

ทำไมควรแปลงก่อนส่ง?

unofax รับ Word โดยตรง แต่การแปลงทำได้เท่าที่เป็นไปได้ Word ออกแบบให้แก้ไขได้ ไม่ได้ออกแบบให้แสดงเหมือนกันทุกอุปกรณ์ แบบอักษร ไดรเวอร์เครื่องพิมพ์ และกฎจัดหน้าต่างกัน จึงอาจเกิดข้อความตัดบรรทัดใหม่ แบบอักษรเปลี่ยน หรือระยะขอบเลื่อนเมื่อเรนเดอร์บนเซิร์ฟเวอร์

PDF ฝังแบบอักษรและล็อกเค้าโครงให้แสดงหน้าเดิมบนทุกอุปกรณ์ การแปลงใช้เพียงไม่กี่วินาทีและช่วยให้ตัวอย่างตรงกับเอกสารที่ส่งถึงผู้รับ

บน Windows

Windows รุ่นใหม่สร้าง PDF ได้โดยไม่ต้องติดตั้งอะไรเพิ่ม

• จาก Word: เปิดเอกสาร เลือก File → Save As แล้วเลือกชนิดไฟล์ PDF กด Save ไฟล์จะอยู่ในโฟลเดอร์เดียวกับต้นฉบับ
• จากแอปอื่น: เปิดเอกสาร กด Ctrl + P เลือกเครื่องพิมพ์ Microsoft Print to PDF แล้วกด Print ตั้งชื่อและบันทึก ใช้ได้กับแอปที่พิมพ์ได้ รวม LibreOffice, Google Docs ที่ดาวน์โหลดมา และ WordPad

หากไม่พบ Microsoft Print to PDF ให้เปิดใช้ที่ Settings → Apps → Optional Features

บน Mac

macOS มีการส่งออก PDF ในทุกแอป

• จาก Word หรือ Pages: เปิดไฟล์ เลือก File → Save As หรือใน Pages เลือก File → Export To → PDF แล้วบันทึก
• จากแอปอื่น: กด ⌘ + P เปิดหน้าต่างพิมพ์ คลิกเมนู PDF มุมซ้ายล่าง แล้วเลือก Save as PDF ตั้งชื่อและบันทึก ใช้ได้กับทุกแอป macOS รวม Preview, TextEdit และ Safari

บน iPhone หรือ iPad

iOS ใช้หน้าต่างพิมพ์ที่มีอยู่เป็นตัวแปลง PDF ได้ แม้ไม่มีปุ่มบันทึกเป็น PDF โดยเฉพาะ

• เปิดไฟล์ Word ในแอปไฟล์ เมล หรือแอปที่แสดงตัวอย่างได้
• แตะ แชร์ แล้วเลือก พิมพ์
• บนภาพตัวอย่างการพิมพ์ ใช้สองนิ้วกางออกบนภาพย่อของหน้า ตัวอย่างจะขยายเป็น PDF เต็มจอ
• แตะ แชร์ อีกครั้ง แล้วบันทึก PDF ลงไฟล์ ส่งอีเมล หรืออัปโหลดไป unofax ได้

วิธีนี้ใช้ได้กับไฟล์ทุกชนิดที่ iOS แสดงตัวอย่างได้ ไม่ใช่แค่ Word

บน Android

Android มีเครื่องพิมพ์ PDF ระดับระบบ ใช้ได้กับทุกแอป

• เปิด Word ใน Microsoft Word, Google Docs หรือแอปดูเอกสาร
• แตะเมนูสามจุด หรือ แชร์ แล้วเลือก พิมพ์
• เลือก บันทึกเป็น PDF ในรายการเครื่องพิมพ์ด้านบน
• แตะไอคอนดาวน์โหลด หรือ บันทึก PDF จะอยู่ในโฟลเดอร์ดาวน์โหลด

หากไม่พบตัวเลือกบันทึกเป็น PDF ให้อัปเดตบริการพิมพ์ของระบบผ่าน Play Store

เคล็ดลับให้แปลงได้เรียบร้อย

ตรวจเล็กน้อยก่อนแปลงเพื่อป้องกันปัญหาในแฟกซ์:

• ฝังแบบอักษร: หากใช้แบบอักษรพิเศษ ให้ฝังใน Word ก่อนที่ File → Options → Save → Embed fonts in the file เพื่อลดการแทนแบบอักษร
• ตั้งขนาดหน้าให้ถูก: ใช้ A4 หรือ US Letter หากต่างจากนี้ให้เปลี่ยนที่ Layout → Size
• ตรวจระยะขอบ: แฟกซ์ตัดขอบประมาณด้านละ 5 มม. เก็บเนื้อหาสำคัญให้ห่างขอบ
• ตรวจ PDF ก่อนอัปโหลด: เปิดทุกหน้าและดูว่าข้อความจัดใหม่ ภาพหาย หรือมีหน้าว่างหรือไม่