Jak przekonwertować Word do PDF przed wysłaniem faksu

Dlaczego warto konwertować przed wysłaniem faksu?

unofax akceptuje pliki Word bezpośrednio, jednak konwersja odbywa się na zasadzie najlepszego wysiłku. Dokumenty Word zostały zaprojektowane z myślą o edycji, a nie o przenośności. Zależą od zainstalowanych czcionek, sterowników drukarki oraz reguł układu strony, które różnią się w zależności od urządzenia. Oznacza to, że dokument wyglądający idealnie na Twoim ekranie może zostać ponownie złożony, z podstawionymi czcionkami lub przesuniętymi marginesami podczas renderowania na naszym serwerze.

PDF eliminuje te zmienne. Osadza czcionki, blokuje układ i odtwarza dokładnie tę samą stronę na każdym urządzeniu. Konwersja do PDF przed przesłaniem zajmuje kilka sekund i gwarantuje, że to, co widzisz w podglądzie, dotrze w niezmienionej formie do odbiorcy.

Na Windows

Każda aktualna wersja systemu Windows umożliwia utworzenie pliku PDF bez instalowania dodatkowego oprogramowania.

• Z poziomu Worda: otwórz dokument w programie Microsoft Word, wybierz Plik → Zapisz jako i ustaw typ pliku na PDF. Kliknij Zapisz. Plik PDF pojawi się w tym samym folderze co oryginał.
• Z poziomu dowolnej aplikacji: otwórz dokument i naciśnij Ctrl + P, aby wydrukować. Wybierz Microsoft Print to PDF jako drukarkę, a następnie kliknij Drukuj. Podaj nazwę pliku i zapisz. Działa to w każdej aplikacji obsługującej drukowanie, w tym w LibreOffice, Google Docs (wersja pobrana) i WordPad.

Jeśli nie widzisz opcji „Microsoft Print to PDF" na liście drukarek, możesz ją włączyć w Ustawienia → Aplikacje → Funkcje opcjonalne.

Na Mac

macOS ma wbudowany eksport do PDF w każdej aplikacji.

• Z poziomu Worda lub Pages: otwórz plik, wybierz Plik → Zapisz jako (lub Plik → Eksportuj do → PDF w Pages) i zapisz.
• Z poziomu dowolnej aplikacji: naciśnij ⌘ + P, aby otworzyć okno dialogowe drukowania. Kliknij menu rozwijane PDF w lewym dolnym rogu i wybierz Zapisz jako PDF. Podaj nazwę pliku i zapisz. Ta metoda działa w każdej aplikacji systemu macOS, w tym w Podglądzie, TextEdit i Safari.

Na iPhone lub iPad

iOS nie posiada dedykowanego przycisku „Zapisz jako PDF", jednak wbudowane okno dialogowe drukowania pełni jednocześnie funkcję konwertera PDF.

• Otwórz plik Word (w aplikacji Pliki, Mail lub dowolnej aplikacji umożliwiającej jego podgląd).
• Stuknij przycisk Udostępnij i wybierz Drukuj.
• W podglądzie wydruku rozsuń dwa palce na miniaturze strony. Podgląd rozszerzy się do pełnoekranowego pliku PDF.
• Stuknij ponownie Udostępnij. Możesz teraz zapisać plik PDF w aplikacji Pliki, wysłać go e-mailem lub przesłać bezpośrednio do unofax.

Ta metoda działa z każdym typem pliku obsługiwanym przez podgląd systemu iOS, nie tylko z dokumentami Word.

Na Android

Android zawiera systemową drukarkę PDF, która działa z każdą aplikacją.

• Otwórz plik Word w Microsoft Word, Google Docs lub dowolnej przeglądarce plików.
• Stuknij menu z trzema kropkami (lub Udostępnij) i wybierz Drukuj.
• W selektorze drukarki na górze ekranu wybierz Zapisz jako PDF.
• Stuknij ikonę pobierania lub Zapisz. Plik PDF zostanie zapisany w folderze Pobrane.

Jeśli opcja „Zapisz jako PDF" nie pojawia się, zaktualizuj systemową usługę drukowania przez Sklep Play.

Wskazówki dla uzyskania czystej konwersji

Odrobina uwagi przed konwersją pozwoli uniknąć niespodzianek w końcowym faksie:

• Osadź czcionki: jeśli używasz niestandardowych czcionek, najpierw osadź je w dokumencie Word (Plik → Opcje → Zapisywanie → Osadź czcionki w pliku). Zapobiegnie to podstawianiu czcionek podczas konwersji.
• Ustaw właściwy rozmiar strony: urządzenia faksowe oczekują formatu A4 lub US Letter. Jeśli Twój dokument używa niestandardowego rozmiaru, zmień go w Układ → Rozmiar przed konwersją.
• Sprawdź marginesy: transmisja faksu przycina około 5 mm z każdej krawędzi. Trzymaj ważną treść z dala od marginesów.
• Sprawdź plik PDF przed przesłaniem: otwórz gotowy plik PDF i przewiń każdą stronę. Sprawdź, czy nie ma ponownie złożonego tekstu, brakujących obrazów lub pustych stron.