Kézbesítési állapot és e-mailes igazolás

Miért fontos a visszaigazolás?

A fax egyik előnye az e-maillel szemben az igazolt átvétel: a fogadó gép visszajelzi az átvitelt. Ez bizonyítja, hogy a dokumentum megérkezett; az e-mail önmagában nem ad ilyen garanciát.

Különösen fontos:

• Jogi ügyekben: bíróságok, ügyvédek és hatóságok gyakran az átvétel, nem csupán az elküldés igazolását kérik.
• Egészségügyben: leletek, beutalók és receptek megfelelő helyre érkezését segít ellenőrizni.
• Hivatali ügyekben: az ellenőrizhető kézbesítés miatt fogadják el a faxot. Határidős beadványoknál is fontos lehet, például UOCAVA választási iratoknál, külföldről küldött előválasztási szavazólapnál, FPCA-nál vagy FWAB-nál, ha faxon visszaküldhetők.

Hogyan követjük az állapotot?

Minden fax állapota automatikusan frissül az átvitel során:

• Elküldve: a fogadó gép visszaigazolta az átvételt, a kézbesítés sikeres.
• Sikertelen: nem sikerült kézbesíteni, például foglalt vonal, válaszhiány vagy inkompatibilis gép miatt. A díjat automatikusan visszatérítjük, nincs teendője.
• Függőben: az átvitel folyamatban van, általában néhány percig, oldalszámtól függően.
• Időzítve: jövőbeli időpontot választott; akkor automatikusan indul a küldés.

Állapot ellenőrzése a képernyőn

Fiók nélkül, a kezdőlapon követheti a faxot:

• Legutóbbi faxok: a kezdőlapon lejjebb láthatja a célfaxszámot, oldalszámot és aktuális állapotot.
• 6 napig látható: az előzmények helyben, a böngészőben tárolódnak, és küldés után legfeljebb 6 napig jelennek meg.
• Színes jelölések: egy pillantással elkülöníthető az elküldött, függőben lévő, sikertelen és időzített fax.

Az előzmények csak azon az eszközön látszanak, amelyről küldött. A böngészőadatok törlése eltávolítja őket.

E-mail mint átvételi igazolás

Fizetéskor megadja e-mail-címét. Amint ismert az eredmény, e-mailt küldünk, amelyet elmenthet, továbbíthat vagy kinyomtathat:

• Kézbesítési visszaigazolás: célfaxszám, oldalszám és a sikeres átvitel ideje.
• Hibaértesítés: a sikertelenség oka és az automatikus visszatérítés visszaigazolása.
• Tartós nyilvántartás: a 6 napos képernyős előzményekkel szemben az e-mail addig marad meg, amíg Ön megőrzi.

Tippek a nyilvántartáshoz

Néhány szokással minden küldésről megőrizheti az igazolást:

• Ellenőrizze a postaládát: a fizetéskor megadott címre küldünk. Mentse el az e-mailt.
• Őrizze meg az azonosítót: minden fax egyedi azonosítót kap; ügyfélszolgálati megkeresésnél hasznos.
• Nézze meg a Legutóbbi faxokat: 6 napon belül ellenőrizheti a legfrissebb állapotot.
• Archiválja a visszaigazolást: címkézze vagy tegye külön mappába, hogy később könnyen megtalálja.